如何做好领导秘书
总经理秘书职位
职位概要:协助总经理完成日常事务性工作。工作内容:
1、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿;
2、起草公司股东会和董事会的会议材料;
3、做好公司重要会议的记录和会议纪要的整理;
4、起草、打印、等级和存档总经理签发文件;
5、协助行政部经理做好来宾的接待工作;
6、接听电话、妥当应答,如有必要,做好电话记录;
7、掌握总经理的日程安排,为总经理借鉴访客做好预约工作;
8、收发传真,并即使交给总经理处理;
9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。任职资格:教育背景:多种专业背景本科以上学历。培训经历:受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。经验:2年以上高级秘书工作经验。技能技巧:
1、熟悉公司文档管理;
2、良好的中英文写作、口语、阅读能力。
3、熟练使用办公软件及办公自动化设备。态度。
1、良好的组织沟通协调能力;
2、工作细致认真,谨慎细心,调理性强;
3、责任心强,勇于承担挑战性的工作;
4、具有开拓精神和团队精神。工作条件。
1、工作场所:办公室
2、环境状况:舒适
3、危险性。基本无危险,无职业病危险。
总经理秘书工作概述
一、办公室内务
1、办公环境。明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书摆放整齐。
2、每天准时上班、开窗通风。
3、清洁办公室:每天将办工作、椅、文件柜、窗台擦拭一次;
4、清理花木。鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
5、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)
6、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜、每两周洗尘一次。
二、文件管理。流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。
1、对所有文件进行识别,并分类登记,在分别办理;
2、外来红头文件。填写收文处理单,及时送批和传递发放,并留下记录。
3、内部红头文件。作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。
4、外来公函、通知及文字资料:及时送交总裁阅示,根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放
置在待处理文件夹内)。
5、内部通知、报告。及时送交总裁阅示,根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、公司各部门(单位)送交总裁签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的和紧急的文件,需及时提醒总裁。
8、每天将送交总裁批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
9、根据文件积累
的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查询。
三、来宾接待。彬彬有礼、热情接待。
1、笑脸相迎,茶水相待。
2、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等;
3、索要名片;
4、及时向总裁请示。
5、按总裁意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
6、根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
如何做好总经理秘书工作。如何做好总经理秘书工作。
没做到位的表现是:上司认为你应该知道,问你时你却不知道,这就说明你这秘书做得还不到位,还没做好。那么要怎么做到位呢,个人认为:
1、必须有更多的付出精神,不能太计较工作和个人报酬、时间;
2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记;
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