如何做好接待工作
接待工作:
一、认真细致地做好接待前准备
首先,沟通情况,了解意图。
在接到上级部门或对方的通知或电话后,应立即向有关领导汇报,并主动与对方取得联系,了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等,还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等,以便安排好餐饮、车辆,确定参观或会务类型及地点等各项工作。
其次,超前考虑,周密安排。
主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等。
接待工作考虑成熟之后,及时向主管领导汇报,征求领导意见,并按照领导要求进一步完善接待工作。
接下来,就进入了具体实施阶段:
一是迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排,让每个参与人员都明确自己的职责和任务。
二是对开会时所需材料的撰写、打印进行督促办理,必须在会前整理出来,同时对开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备,发现不足,及时采购,以防会议期间不够用。
三是通知餐饮部门做好桌次的安排、饭菜的准备工作。各项细节都必须考虑到、安排到,确保万无一失。
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