报告撰写技巧

以前看过的一篇文章《用word写论文的几点建议》，写的很好，觉得很多地方可以用到用word编辑《环评报告书》的时候，大家可以借鉴一下。

由于各方面的原因，大家主要还是用microsoftword（以下简称word）编辑环评报告书。word在写科技报告方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我把自己以前使用word的经验和教训总结一下，抛块砖。

原则：内容与表现分离

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一篇论文应该包括两个层次的含义。内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。word倡导一种所见即所得（wysiwyg）的方式，将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用wysiwyg，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。

本文所强调的"内容与表现分离"的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给word去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉word。因为word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。（我们写环评报告书时同样如此）

主要建议如下。

1.一定要使用样式，除了word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。

如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由word自动生成各种目录和索引。（环评中的样式包括章节标题，一级标题，二级标题，表格标题，表格内容，正文内容等，已经编好的样式模板在附件中）

2.一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。