文书档案管理制度

甘肃金兴工贸有限公司办公室

规章制度

文书档案管理制度

一、文书档案管理

1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。

2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。

3.文书档案归档范围

（1）具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。

（2）本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。

（3）本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。

（4）企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

（5）归档文件要分开外来文件和本单位的文件。

二、文书档案归档要求

1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。

2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。

3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。

4.文件归档时要有交接手续。

－１－

甘肃金兴工贸有限公司办公室

规章制度

5.每年七月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。

三、文书档案的借阅

1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。