秘书实务
礼宾次序常用的5种方法
1依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。
3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列
4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列
5不排列即不分先后涉外礼宾的准备工作。
1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。
2注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。3拟定来宾访问日程。
4.安排食宿
涉外会见、会谈的程序。1提前约定。
2.通知对方有关事项。
3.准备工作.4.迎接客人5会见、会谈
6.送别客人接待计划与安排
1、说明接待计划的三项内容。(1)接待规格;(2)日程安排;(3)经费列支。
2、人员安排中计划中应写明;(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、地点、标准、人数(5)会见、会谈地点、人数、参与人员。
3、日程安排计划:
(1)日期、时间、地点;(2)活动内容;(3)陪同人员。
4、接待经费计划(列支);(1)工作经费;(2)餐饮费;(3)住宿费;(4)交通费;(5)参观费;(6)其他不可预见费用。进行岗前培训的基本原则和要求
①.不卑不亢:不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待,互相尊重②依法办事:国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律③内外有别:指要有保密观念,既要保守国家机密,也要保守本单位的机密。④了解国际交往的基本礼仪:即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等新闻发布会的注意事项
1.确定新闻主题,选择发布良机。
2.挑选媒介单位、落实宴请范围。
3.确定会议主持人,精选发人
4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。庆典活动组织工作重点。
1.前期调查研究2.精心策划准备。
3.选择最佳时机。
4.邀请嘉宾光临。
5.编排活动程序。6安排其他活动。
7.善后工作处理。开放式和封闭式办公室优缺点。1开放式:有利于沟通节省办公空间办公设备共享。难保机密干扰大无私人空间2.封闭式:有利于安全保密集中注意力保护隐私。难交流费用高
选择不同办公模式的方法
1.认真分析现有工作模式存在的问题。
2.综合分析不同模式各自优缺点。
3.确定新的办公模式。
4.根据新的办公模式制定相应规章制度。
5.确定新的分配制度。
办公模式发生变化的原因
1.信技快速发展,尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制,不再办公场所也能进行工作。
2企业经营需要既支出少量费用,又能有更优秀的人才完成任务
3.办公场地费用过高,需要压缩办公室面积,以最小投入得最好效益4大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。
5.人们思想观念的变化,不再拘于一种固定工作模式
6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7人们希望最大限度的发挥自己的才干,多干事情多得报酬。
8人事制度的改革,必须打破“铁饭碗”,用多种方式激励员工的工作积极性。
制定计划的作用。
1指明办公室工作所起的作用及所处的地位
2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置,所拥有的人、物、财力部署的根据3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4指明事务顺序先后安排
5是一种主要控制手段和数量化财政计划
计划工作主要内容
1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限2每一项任务的数量和质量要求。3每一项任务所需费用和其他资源4每一项任务所承担的人员及负责人。5每一项任务完成情况的检查和监督。
安全检查的主要内容及原则
1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报
2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息,掌握动向3.对以前发生的事件进行总结,制定防范措施。
4.对预测的突发事件制定应急方案
5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置
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