抓好三大环节提高代表建议工作实效

抓好三个环节，提高办会水平

会议是各级领导制定方针政策、决定重要事项、贯彻上级指示、检查布置工作、总结交流经验的一种工作方式，是一种集众议事的行为过程。在现代政治、经济社会生活中，会议已成为一种经常性的活动方式。会务工作是会议活动中的重要组成部分，是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。要做好会务服务工作，必须认真抓好会前、会中、会后三个环节，使会务服务工作达到制度化、规范化、科学化，才能确保各类会议严谨高效，精益求精，达到预期目的。

一、把握三要点，谱好会前“曲”

会前准备工作是否充分，是决定会议是否成功的关键环节。因此，为了确保会前准备工作严谨细致，超前主动，不出纰漏，必须紧紧把握三个要点：

1.制定方案，要周密详细

会前准备工作涉及面广，任务繁重，涉及到调查研究、安排议题、准备文件、会议接待、布置会场、会议编组等多项工作。要求会议工作人员必须制订详细的计划，考虑和安排好方方面面的问题。因此，在明确会议时间、地点、人员的基础上，针对会前需要准备的工作要成立会议临时筹办机构，进行明确分工。对大型会议或规格较高的会议，一般要成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组，若有室外活动还应成立交通秩序管理组。对小型会议，也要成立秘书组或会务组。但不论会议规格高低、规模大小，都要对每一

项任务、每一个细小的环节，每一项具体工作明确到人。必要时将所有筹备会议人员的联系电话收集整理，编印通讯录，发至每个工作人员手中，便于联系。

2.分工落实，要准确高效

会前准备工作要求在会议召开之前全部圆满完成，具有很强的时限性。因此，会议筹备方案确定后，各工作小组要根据任务分工，抓好落实。秘书组提前确定会议议程，印制好领导讲话、会议文件，典型材料等；会务组应提前落实好日程安排、行程路线、制作会标、摆放花卉、印制名签等工作；宣传组要提前落实好会议室内外气氛的营造，根据会议规格，在主会场外布置彩虹门、氢气球，悬挂欢迎、祝贺之类的标语，以此来营造会场气氛。并提前组织好摄像、照相人员和录音、记录人员，保证会议期间及时到位；后勤组提前将参会人员的姓名、职务、性别、民族掌握准确，安排好食宿房间、餐桌等，特别是在举行招待酒会的情况下，要将每个参会人员的桌签提前打印放置桌面，并在报到时将编印好的食宿安排表发到参会人员手中，让人一目了然。另外，后勤组要根据其它工作组的预算和意见，及时提供各项后勤保障。安全保卫组要根据会议规格高低，做好会场及驻地的安全保卫工作。