公文写作与处理的方法与技巧

公文写作与处理的方法与技巧第一部分：公文写作的基本要求和常识

一、秘书与公文的关系

秘书与公文的关系，是人与物的关系，秘书是办理公务的人，公文是涉及公务的文书。“领导面前是红人，工作上是忙人，经济上是穷人，身体上是病人，家庭上是罪人”就是对秘书这个“人”的形象刻划。公文与秘书有着密不可分的关系。“热爱公文岗位，热爱公文写作”是作好秘书工作的必要条件。写好公文，还具有以下四个作用：

1.写好公文可以使秘书胜任工作。特别是在机关工作，在政府工作，如果不会写公文，就没有地位，就没有作为，至少说是不能胜任工作。毛泽东同志的秘书田家英，跟随主席18年，靠着自己的努力，由从事事务性工作最终成为主席的文字秘书，他起草的八大开幕词中“谦虚使人进步，骄傲使人落后”，至今为大家所熟知和常用，催人警醒，影响深远。

2.写好公文可以使文秘人员提高水平。人的大脑经常思考问题，越思越灵。一个人经常写作公文，水平自然也会提高。在写作公文的过程中，人需要构思和布局，需要分析和判断，需要思考解决问题的方法和措施，在这个过程中，一个人的能力得到全面锻炼，他的综合分析能力、驾驭全局的能力和解决问题的能力相应都会得到提高。

3.写好公文可以使公务员不断进步。人们常说，不想当将军的士兵不是好士兵。同样，不想当领导的秘书不是好秘书。在秘书岗位，通过写作公文，基础就会打的比较牢，能力提高的比较快。自然，接触领导的机会就比较多，进步的机会就比较多。国家领导人许多都是秘书出身，比如毛泽东、邓小平、杨尚坤、胡锦涛等。可以说，秘书这个岗位锻炼人，也造就人。

4.写好公文可以使公务员终生受益。文章写的多，积累就会多，千年文章会说话。许多人退休后，都爱写回忆录等书籍，这是对人生的一个总结，是一件很有意义的事情。大家在工作中，一定要注意加强工作积累和生活积累。瑞士人一生有三件事“生一个孩子，栽一棵树，写一本书”，把写一本书和生孩子相提并论，可见写作的重要性和它不寻常的意义。

二、什么是公文

（一）公文的含义

国家行政机关的公文（包括电报）是国家行政机关进行行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的工具。

中国共产党机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

一般来说，只有具备了以下几个条件才能算作公文：

首先，公文是在公务活动中使用并形成的，是为了处理公务，不是办理私事的。

其次，公文的使用范围一般限于行政机关，人民团体、企事业单位也常根据情况比照使用，个人不得使用公文。

第三，公文是具有特定格式的文字材料。它不同于普通的文字材料，从标题到落款，从内容到文面，从用纸到标记都有特定的要求。公文也不同于公务活动中使用的其它材料，如图片材料、音像材料、电讯材料等。

（二）公文的形成

公文的形成已经有两千多年的历史，“公文”一词最早见于《后汉书〃刘陶传》，“但更相告语，莫肯公文”。另有一说见于《三国志〃赵俨传》，“公文下郡，绵绢悉以还民”。公文是时代的产物，是阶级的产物，反映了国家的意志。公文的形成受社会形势发展、工作需要、国家利益、社会需求、人民呼声等条件的影响或制约，在不同的社会发展时期，有不同的公文，以下是公文发展的一组史料：

甲骨文公文＿殷商时期青铜器公文—周朝时期

石刻公文—春秋时期

简册公文＿秦汉时期

绢帛公文—晋朝时期

纸质公文＿现存唐朝

电子公文—现代