工程项目档案管理制度

项目档案管理制度

第一章总则

第一条为加强公司评级项目的档案管理工作，有效保护和利用评级档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条评级项目档案是指委托初次评级项目在业务承接阶段形成的评级档案和作业阶段形成的评级档案，主要包括纸质档案和电子档案两部分。跟踪评级、主动评级、研究报告、评级方法、业务内控与管理制度等项目档案管理参照本制度进行。

第三条评级项目档案由公司综合管理部负责管理；业务发展部门秘书负责业务承接阶段所形成评级档案的归档手续；评级作业部门的部门秘书负责本部门所承做评级项目在作业阶段所形成评级档案的归档手续。综合管理部档案管理部门应负责将同一项目在业务承接阶段和作业阶段的档案合并存档。

第二章档案的收集

第四条评级作业部门秘书负责督促本部门分析师收集委托评级项目作业阶段形成的所有档案资料。其中，标准评级项目的初评按照《评级项目资料存档标准化目录》（附件一）进行收集，标准评级项目的跟踪评级按照《评级项目资料存档标准化目录（跟踪评级）》（附件二）进行收集；非标评级项目的初评按照《非标评级项目资料存档标准化目录》（附件三）进行收集；非标评级项目的跟踪评级按照《非标评级项目资料存档标准化目录（跟踪评级）》（附件四）进行收集；资产证券化项目的初评按照《资产证券化评级项目资料存档标准化目录》（附件五）进行收集；资产证券化项目的跟踪按照《资产证券化评级项目资料存档标准化目录（跟踪评级）》（附件六）进行收集。数据更新和报告重出所形成的资料并入初评或跟踪评级存档。

档案收集范围：

1.《评级协议》（仅适用于委托评级项目）；

2.《主承销商出具的集团企业认定函》（无主承销商的委托评级项目和资产证券化项目除外）；

3.《委托评级项目流程控制单》（仅适用于委托评级初评项目）或《评级报告作业流程控制单》（仅适用于主动评级项目、跟踪评级、数据更新与报告重出作业）；

4.《工作方案》，包括评级资料清单、访谈提纲（仅适用于尽职调查方案中安排了现场访谈的情形）、尽职调查表及现场工作方案；

5.《尽职调查报告》、《访谈记录》（仅适用于尽职调查方案中安排了现场访谈的情形）；

6.《信评委委员评审意见及信用等级表决表》；

7.《信用评审纪要》；

8.复评相关材料（仅适用于存在复评的情形），包括《复评申请》及复评补充资料、《复评评审纪要》、《复评报告修改搞》；

9.《信用等级通知书》（适用于委托评级项目的初评、跟踪评级）及《信用等级公告》（适用于公开发债评级项目的初评和跟踪、主动评级项目，以及协议约定公开披露的非公开债项评级项目）；