公文的格式 行文制度
第一节
公文的格式
在应用文书中,公文是最讲程式化的文种。公文的程式化,在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式以表现。
法规与规章文书在文面上表现为章条式,诉讼文书和部分经济文书(如合同)在文面上也有一定的格式性,其余的应用文书在文面上相对来说具有较强的灵活性、多样性。一份完整的公文,由文头、主文、文尾三部分组成,公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。(参见公文示例
1、示例2)
一、文头格式
公文的文头,又称版头,包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端,一般约占a4型公文纸的1/3或2/5面积。
(一)文件名称
文件名称,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。
(二)发文字号
发文字号又称发文号、文号、文件字号,是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空2行处、间隔线上面居中位置,紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。
发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是:先写发文机关代字,接着是年份,最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”,表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。
发文号中的年份,要用阿拉伯数字完整书写,用括号括起来。不能把“2006”简化为“06,括号须用六角括号“〔
〕”,不能用半圆括号“(
)”。
联合行文的发文字号,只标主办机关的发文字号。
发文字号的作用主要有三个。一是便于登记;二是便于分类、归档;三是便于查找、引用。
(三)签发人
上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人,标明在发文字号右侧空两字位置处。
(四)秘密等级(密级)
秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级标注在版心右上角第1行,两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限,则顶格标识在版心右上角第1行。秘密标志为★,无密不标。前标密级,★后写保密期限,如“机密★5年”。
(五)紧急程度(急度)
紧急程度是指送达和办理公文的时限要求,分“特急”、“急件”。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行。
(六)份号
份号,又称份数序号,是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
二、主文部分
公文的主文,包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。
(一)标题
公文的标题即公文的名称,是公文内容和作用的高度概括。
完整的公文标题由发文机关名称、公文事由(或公文主题)、公文种类三部分组成。
概括事由是公文拟题的关键。事由要避免意义含混,令人不知所云,要体现概括性,不能面面俱到,臃肿庞杂。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文标题的三个组成部分一般要写完整,也有部分省略的情况:一是单位内部使用的公文,标题中可省略发文单位;二是省略事由,如《新大地公司通知》。
(二)题注
题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上,一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住,有的用破折号标识。
(三)主送机关
(未完,全文共5436字,当前显示1383字)
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