门房管理制度(草稿)
公关事务管理制度
第一章总则
第一条为加强公司公共关系工作的管理,促进对外公关工作规范化,做到热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理,特制定本制度。
第二条公司行政部为进行公司公关活动的主要部门,负责公司接待费用的审核与控制,做好用餐、住宿记录及车辆的使用管理。月末将各单位费用情况汇总上报总经理。如遇重大接待工作和活动,可由总经办协调若干部门共同完成工作,有关部门应积极主动配合。
第三条公司其他职能部门的参观介绍及公务接待活动,由所在部门自行承办,行政部予以必要的协助。
第二章公关工作的要求
第四条公关人员应具备广泛的学科知识(如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识)、较合理的能力结构(如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等)、良好的心理素质等。
第五条在公司的公关工作中应遵循一定的原则,使宾客高兴而来、满意而去。
(一)平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等对待、言行得体、不卑不亢。
(二)对口原则。一般情况下,级别与权限对等,同级别接待,特殊情况可高规格接待。
(三)节约原则。招待来宾应尽量节约,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数尽量少于宾客人数。
(四)周到原则。接待程序应衔接紧密,招待方式完善有序、热情周到。
(五)保密原则。向不定期来宾介绍公司情况时,应注意保守公司秘密,回避不宜回答的问题。
第六条行政部应根据来访单位(团体、个人)的要求,分情况及时处理。
(一)有关单位检查指导工作时,要按照事先安排的接待计划,做好接待前的相关准备工作,确保接待工作的有序进行。
(二)单位(团体)联系考察参观、学习时,接待人员要问清时间、内容,带队领导的姓名、职务,来客总人数,是否用餐等情况,报告公司领导并按领导指示意见妥善安排。不能安排的,要向客人解释清楚。
(三)有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时,经公司领导同意后,介绍到相关部门接待。
(四)凡要求会见公司领导的客人,要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况,向公司领导请示后再安排。
(五)如果来访客人商洽的事项比较简单,所涉及的问题都在行政部职权范围内,由行政部直接处理。
第三章公关工作的内容
第七条迎客引入:
(一)由行政部对来访人员进行登记,包括来访单位名称、人数、车牌号码、需要拜访部门
等。
(二)按照登记资料通知被访部门,确定被访部门可以接待时方可迎客引入。
(三)被访部门确定引导人员进行接待,引导人员应严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生。
(四)引导过程中如有来客提出办理限制事宜,须婉言解释。
第八条入座洽谈:被访单位根据来客的级别和人数确定洽谈地点并确定陪同人员。为使洽谈顺利进行,应做好如下准备工作:
(一)通用备品。烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。
(二)特殊备品。速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等。
(三)环境标准。物品摆放整齐,且表面无灰尘;地面干净无脏物,空气流通清新;室温适度,灯光合适。
(四)其他资料或设备的准备。
第九条参观介绍。由被访部门或相关被授权人员带领客人参观公司,原则上在公司会客室以烟茶招待,无特殊情况不安排宴请,如有宴请需要,应填写《公关接待申请表》等相关表格,交由行政部主管审核同意后,由接待人员全力做好配合工作。
(一)团体或个人来访参观,须请示总经办批准。
(二)参观介绍以不涉及公司经营机密为主导思想,极力推销公司经营与技术优势。
(三)非经总经理批准不准入室参观和拍照生产场所。
(四)参观进行时,原则上拜访人员和介绍者在先、陪同人员在后。
(五)参观所到之处,作业人员须集中精力工作,不与参观人员交谈,如有必要可礼貌示意。
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