关于规范公文主题词使用的通知
中办秘书局《公文主题词表》使用方法
根据《文献主题标引规则》(gb3860—83)和《文献工作—文献审读、主题分析与选定标引词的方法》(is05963),结合党委系统公文特点,对本词表的使用方法介绍如下:
一、标引细则
(一)要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。
(二)选用的词,一般应是本词表的正式主题词,其书写形式应与词表中的词形一致。
(三)选词时,应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。
(四)当没有专指性较强的主题词时,应选用与主题概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。组配标引应遵循下列原则:
1、应优先考虑概念组配,即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系。
2、当词表中没有合适的主题词进行概念组配时,可进行字面组配。
3、组配结果应概念清楚、准确。
(五)若词表中无合适主题词进行组配标引时,应选用直接上位主题词标引。
(六)若仍无合适直接上位主题词进行标引时,方可选用本词表以外的适当词(称自由词)进行标引。自由词标引应遵循下列原则:
1、选用的自由词应符合本词表的选词原则。
2、标引时,应在自由词后加“△”标记,同时标引出相应的上位主题词。
3、使用频率较高的自由词须填写“主题词增、删、改记录卡”。
4、选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时,人物名称用全称,年代用阿拉伯数字,组织机构、地区名1
称用全称或规范化简称,不加“△”标记。
(七)主题词的标引位臵。按照《中国共产党机关公文处理条例》的要求,主题词应们于抄送机关上方,词与词之间要有一个汉字的距离。
(八)主题词的标引数量。每件公文所选用的主题词数量一般应在10个以内。
(九)主题词的排列次序。一般次序为。反映公文内容的主题词在前,反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中,反映公文中心内容的主题词在前,反映公文分述内容主题词在后;在多主题公文中,反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等,臵于反映公文内容的主题词后、文种之前。若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中,则按地区名称、组织机构名称、年代和人物名称的顺序排列。公文的文种轩于最未位。在转(印)发类型的公文中,被转(印)发的公文文种可不作为主题词标引;但如果被转(印)发的公文属于党内法规,其名称(准则、条例、规则、规定、办法、细则等)应作为主题词标引。
二、标引程序
(一)主题分析。主题分析的目的,在于确定公文的主题,据此准确地提炼出主题概念。它是通过审读公文、分析公文的主题类型、结构和确定公文主题标引方式来进行的。
审读公文。主要通过审读公文内容,特别是公文的标题、摘要或按语、关键性的句子、结论性的意见,来了解公文发布的意图,从而确定公文的主题(即中心思想),并用精炼的一句话或几句话表述出来。
分析公文的主题类型。公文的主题类型分为单主题和多主题。单主题是指一件公文只有一个主题。多主题又称并列主题,是指一件公文有两个或两个以上的主题。领导同志讲话、会议纪要、工作总结等公文大多为多主题公文。
分析公文的主题结构。即分析公文主题的主要成分和次要成分及2
其相互关系。主要成分是公文主题中最核心、最关键的部分,次要成分是对公文主题主要成分的说明以及主要成分所处的时间、空间,所属文件类型等。如某某省关于1995年开展税收财务物价大检查的工作报告,这是一个多主题公文,有三个并列主题:“税收大检查”“财务大检查”“物价大检查”,这是公文主题的主要成分,“1995年”“工作报告”是次要成分。
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