企业档案管理技巧

一、什么是档案管理

■档案的收集、鉴定

■档案的整理、保管

■档案的统计及利用

二、档案归档的方法

■电子档案管理技巧及环境要求

■文书类档案环境要求及分类技巧保存方式.■媒体档案环境要求及管理技巧■其他档案保存与管理

三、档案管理的作用

■工作的查考凭据

■生产及设计的考虑依据

■科学研究的可靠资料

■宣传教育的生动素材

四、档案如何分类管理

■时间分类法

■年度分类法

■时期分类法

■组织机构分类法

■作者分类法

■通讯分类法■技术分类法

■文书分类法

■媒体分类法

■文件种类分类法

■形状规格分类法

■载体形态分类法

五、档案的重要性■处理业务的参考■可作为法令的依据

■可作为了解机关或公司历史的参考■可作为研究时的参考

六、档案管理应注意之细节

■待处理事项之文件在未归档前应如何整理■传统所谓「档案」之外一些特殊的档案■如何追踪被调阅的文件■如何管理储存在计算机内的档案

第一条管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。

2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。

第二条文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收。1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。

2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。

3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。

第三条文件整理点收文件后，应依下列方式整理。1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第四条档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

3.同一“小类”（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

5.档号之表示方式如下a1a2——b1b2c1c2d1——e1e2a1a2为经办部门代号，b1b2为大类号，c1c2为小类号。d1为档卷卷次，e1e2为档案目次。

第五条档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。