政府采购档案管理制度

政府采购中心档案管理制度

第一章总则

第一条为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我县实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称的档案，是指采购中心开展政府采购业务时，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。档案资料除特殊情况外均要求为原件。

第三条政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。采购中心在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章政府采购档案的内容

第四条政府采购档案具体包括：

（一）项目的前期准备材料。

1.采购项目计划书；

2.采购项目计划批复书（含采购方式批复书）；

3.委托代理协议；

4.招标文件论证资料；

5.招标文件确认函；

（二）项目的招标（询价、谈判等）文件材料。

1.已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；

2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；

3.采购公告（包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等）；

4.购买招标（谈判、询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）；

5.供应商的资格审查情况报告；

6.邀请招标的供应商邀请过程记录；

7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料；

8.答疑会议记录和纪要；

9.现场踏勘记录；

10.缴交投标保证金情况表；

（三）项目的开标文件材料。

1.收取投标文件的登记记录；

2.参加开标会议的供应商签到名单（或开标情况确认表）；

3.开标会议议程（含主持人、唱标人、监标人名单）；

4.开标时间、地点、过程的有关记录；

5.评审专家形成过程和名单；