某集团备用金管理制度
一、制定目的:
为加强某某集团备用金的管理,规范备用金使用流程,提高资金使用效率,有效控制资金占用,特制定本制度。
二、适用范围:
本规定适用于某某集团各地分公司。
三、职责说明
1、备用金申请人
备用金申请人对备用金的使用及所持发票的真实性、有效性、合法性负责,建立备用金台账,登记备用金的接收、使用、核销情况,定期与财务部核对。日常行政费用、团队建设费以及市场推广费为各地各部门指定负责人,差旅费申请人为即将出差的员工。目前分公司备用申请人由各地分公司人事行政担任,如进行变动,另行申请。备用金由分公司人事行政从公司财务部借支,并负责管理。出现现金短款的情况时,人事行政须承担补偿短款部分外,还须接受相应的行政处罚。
2、财务部备用金接口对接人
财务部备用金借口对接人对各申请人提交的备用金申请、核销进行审核,以确保申请及核销事项符合公司规定,并审核原始单据的完整性、真实性和一致性,审核审批流程是否规范,并定期与各地各部门的备用金申请人核对金额。
四、备用金使用原则
备用金实行专款专用,不得用于与申请事项不符的事由。超申请范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒核销。
五、备用金使用范围
备用金用于无法直接向供应商支付的业务,包括日常行政费用、市场推广活动,以及申请预支团队建设费用、差旅费用等。
1、用于日常行政费用、市场推广活动。日常经营活动中,提供服务方或供货方未与公司签订相关合同,或确系无法提供对公账户及发票的费用,可使用备用金付款。此项借款每月至少核销一次。备用金不得用于固定资产采购(单价2000元以上物品)。
2、用于团队建设费:
为加强团队协作,维护员工关系,以公司、城市、部门或者团队为单位进行的团队活动,经由领导审批后,可申请备用金,备用金应在活动结束当月核销款项。上次未核销,下次不可申请。
3、用于差旅费核销。此借款仅限于员工差旅费用,差旅费发生地为员工关系所在地的异地差旅费,并应在返回驻地5个工作日内办理核销还款手续。
六、备用金申请条件备用金申请人为该部门该城市的唯一备用金负责人;考虑到备用金从支出结算再邮寄到总公司结算需一段时间的过程,为满足各地区经营需要,不影响业务开展,特制定备用金库存限额为:冲销后备用金余额小于10,000.00元,即当地各地区备用金账户大于以上金额时,不借备用金,不足以上金额,续借后,不超过以上金额;团队建设、差旅备用金前不清后不借。
七、备用金申请流程
1、日常行政费用及市场推广活动的备用金申请流程:填写备用金申请表→提交审批人审批→审批后根据费用项目提交至相关人员审批人审批→财务备用金负责人核实申请人备用金余额→满足申请条件方可由出纳付款
2、差旅费备用金申请流程:
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