秘书职业基本知识部分(1)[5篇范文]
二、公文的制发程序
公文的制发程序又叫发文办理。发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序。
第二节公文的格式
国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了新的国家标准(gb/t9704—1999)《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。
二、公文眉首格式
1、发文机关标识(公文版头)。由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
2、公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。也叫印制编号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
3、发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识。
4、签发(会签)人。上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
5、秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
6、紧急程度。如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
7、红色反线。红色反线(间隔横线)的作用在于把眉首部分与主体部分隔开。
三、公文主体格式
1、公文标题。红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
2、主送机关。标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
3、公文正文格式。主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。
4、附件及附件说明。公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
5、印章(发文机关名称)。
6、签署。签署是发文时,由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章,代表公文的作者,证实公文的执行效果。
7、成文日期。用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。
8、附注。(文件发到哪一级)公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2个字加圆括号标识在成文时间下一行。
四、版记(文尾)格式
1、主题词。主题词用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。
2、抄送。公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
3、印发机关和印发时间。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
4、版记中的反线和版记的位置。版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
五、公文的特定格式
特定格式有三种。信函格式、命令格式、会议纪要格式。
第三节文种辨析与拟写
国务院xx年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文:命令(令)、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
1、了解命令的用途。
《国家行政机关公文处理办法》规定命令适用于依照有关法律发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
2、决定与决议的异同。
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