集团公司档案制度

立卷归档制度

一、归档范围

凡是反映本机关工作职能，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围（详见各类档案的归档范围）。

二、归档时间

（一）文书档案要求在次年六月底前归档。

（二）科技档案材料，在项目完成后二个月内归档。

（三）会计档案在年度终结后，根据工作需要可由财务部门保管一年，期满由会计部门立卷移交综合档案室。

（四）声像载体材料在完成制作后三个月内归档案。

三、归档要求

（一）归档的文件材料必须保持齐全性和完整性。

（二）归档的文件材料必须准确、真实。

（三）凡归档的文件材料用纸一律要求纸质优良，文件要求字迹清楚，签署完备，书写符全档案规范要求，用炭素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、铅笔、彩色笔、圆珠笔或复写纸书写，以利于长期保存，按

29、7cm×21cm规格（a4）纸装订案卷（特殊情况采用折叠式）。

四、归档份数

本机关各类文件材料归档一般一式一份；部分特殊材料或使用频繁的档案材料可二至三份，存以备用。

五、归档手续

（一）凡归档的文件材料必须用word文档编制归档移交清单，归档清单一式两份，交接双方签字，由交接双方各保留一份，以便查考。

（二）一些重大活动的归档材料由归档人或归档部门撰写“归档材料说明书”。内容包括材料的来源、过程、完整、准确状况；主要人物、时间、地点以及材料整理人的姓名、日期等。一并向综合档案室移交。

档案登记统计制度

一、移交进档案室的档案必须及时进行编目，建立档案收进、移出、销毁库存登记簿，并按门类进行登记、统计，随时掌握库存档案来源、数量、移出去向、销毁原因和库存情况。

二、文书档案按保留期限、年度、机构进行统计、登记；科技档案按类别进行登记统计；科技资料、基建档案、会计档案、照片档案及其它档案随来随登记。

三、建立档案查阅和利用效果登记簿，严格履行登记手续，每年12月底前分别按人次、卷次及利用效果做好登记、统计和汇总记录。

四、建立档案机构、人员、库房、设施装具登记簿，了解掌握馆藏情况及设备现状。

五、库房内应每天做好温湿度记录，发现问题及时采取措施。

六、按照有关要求，每年做好年中及年终档案工作情况统计报表。

档案保管制度

一、本机关的全部档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为己有。

二、加强档案室的管理，做好防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作，并配备必要的保护设施。