展览会布展、撤展管理规定

展会管理规定

一、总则

明确公司参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。

二、适用范围

本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。综合办行政管理员为展会统一负责人，原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办行政管理员进行工作交接，并负责给综合办行政管理员提供之前参加过的展会相关资料。

三、展会操作规程

（一）国内展会参展操作规程

第一步。收集资料。收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项；

第二步。确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工；

第三步。签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促对方尽快确认展位；

第四步。签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；

第五步。办理参展商证、参观证。摊位确认后，向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；

第六步。预订房间。展位确认后，尽快预订房间，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；

第七步。展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；

第八步。展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失；

第九步。参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；

第十步。存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；

第十一步。落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

（二）国外展会参展操作规程

第一步。收集资料。通过因特网和各类信息刊物收集与本公司相关的专业展览会，特别是国际专业展览会；与展会的组委会或中国承办方联系，向其索要参展指南及注意事项；

第二步。确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工；

第三步。签订合同。与展会主办单位或组展方联系洽谈签订合同事宜，合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确认展位；

第四步。签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；

第五步。展会筹备。在展前的筹备时间内，各人按展会方案的分工实施完成；特别注意如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作；

第六步。签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事项，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随后安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件；

第八步。预订房间及往返机票。展位确认后，应尽快预订往返机票及房间，房间应尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；

第九步。展前动员。展前召开参展要求会议，以确保参展过程中万无一失；

第十步。参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；

第十一步。存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；

第十二步。落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。