浅谈社会保险业务档案管理与存在的问题

社会保险业务档案管理的际遇分析

九月一日，人力资源和社会保障部和国家档案局共同颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）正式实施。这为档案管理工作尤其是社会保险业务档案管理工作带来了前所未有的发展机遇，但也同时对我们的管理标准和制度提出了新的挑战，需要我们档案工作者认真学习，深入研究，尽快把每一项制度落到实处。

机遇一。《规定》增强了社保档案管理的底气。多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险业务档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保险障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。《规定》第一次明确了“人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存”，给我们集中统一管理社会保险档案送来了章法和遵循，提供了强有力的法律和方法支撑。

机遇二。《规定》提升了社会保险业务档案工作的社会地位。“社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人‘记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生’目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。”依法加强和规范社会保险业务档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平，真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。由此可见，我们广大档案工作者的任务不仅仅是管护，而是担当着落实和保障每个参保对象的合法权益的重任，已经从一个“看门守摊”的人，变成了备受关注的护法人，维权人。

机遇三。《规定》巧接“金保工程”。早在2004年原劳动和社会保障部就在社会保险领域推广了以“统一规划，统一标准，城市建网，网络互联，分级使用，分步实施”为特征的金保工程，到目前已经基本完成，无论网络建设，还是数据管理和安全利用都已经取得了成功的经验。《规定》的实施正好可以借鉴和利用这些现成的网络，顺利实现电子化、网络化的目标，电子化管理正是档案事业发展的必然追求，这在原管理渠道想实现而无法实现的。为了追求便捷、准确、高效的检索和利用，档案领域多年以来就倡导实现电子化、信息化，但由于受财力物力和人力的限制，只是在有的地方做了某些方面的探索，有的搞过试点，却无力推广。《规定》实现集中统一管理，可以使社保档案的收集、管理、查阅和利用顺利实现由手工到数字新的跨越，达到规范化、信息化、专业化的要求。