撰写文字材料的方法和技巧

撰写工作总结的方法和技巧

总结是我们认识世界、改造世界的重要手段和途径。写好总结是秘书工作者的重要工作和职责，是“笔杆子”必备的基本功。我在实践中体会到，总结要写好，“三要”不可少，即情况要清楚，思想要深刻，写作要创新。

一、总揽情况

总结总结，先总后结，总是总揽情况，结是结晶思想。总的情况要清楚，我的体会是“三要”。

一要“两下功夫”，弄清“半熟”情况。很多总结是“给我总结”，自己的情况当然是清楚的，再扩大一点，写本单位工作总结，情况至少是比较清楚的。但这种清楚和比较清楚对于写总结报告来说还只能算个基本清楚，我把它叫做“半熟”状态，还需要朝着“更加清楚”的方向“下更深功夫”。

功夫一。“纵、横、大、新”四遍梳理。“纵”是从时间上梳理，“横”是从事件上梳理，“大”是从大事上梳理，“新”是从创新（亮点）上梳理。“纵横”梳理是基本梳理，“大新”梳理是上层梳理，真正要写进总结报告的事情，主要是大的事情和富有创新亮点的事情。

功夫二。跳出局外对照比较。古诗有“不识庐山真面目，只

—1—缘身在此山中”，古话有“当局者迷，旁观者清”。我们有必要跳出来看一看，请别人说一说，和外面比一比，这样，就更清楚哪些是真正的成绩，哪些是主要问题，哪些事大哪些事小，哪些当写或不当写。尤其是经验总结和先进材料，一定要比较，找出“个性事”、“特色事”、“独立事”、“亮点事”。

二要“六听三看三查”，弄清“陌生”情况。更多总结是“替人总结”。我们经常受命去总结某个地方或某个部门的工作，怎样在很短的时间内把一片从未接触过的领域摸清楚，变陌生为熟悉，变外行为内。我的体会是多听多看多查。

一是“六听”，即听主要领导宏观讲，听中层干部中观讲，听职工和群众微观讲；听正面的了解成绩，听中间的了解情况，听反面的了解问题。有了前三听情况就有了个“八九不离十”，加上后三听情况就更加明了清晰。正所谓“兼听则明，偏听则暗”。“六听”就是全方位去听，意在全面准确地了解和把握情况。

二是“三看”，即看材料、看数据和看现场。看材料包括看综合性材料、看单型材料、看方方面面的材料，有时不妨再看看举报材料。看材料其实是走捷径，写得好的材料是可以剪切粘贴为己所用的，但也容易被牵着走，自己要有判断。看数据包括看年度月度的报表，看一天的原始数据，看一个阶段的数据变化。当前经济社会各方面的总结，越来越重视数据这一块，君不见各级—2—政府工作报告，总结部门都用数字在表述。看现场包括看准备了的现场，看随机抽样抽到的现场，有时也要看负面现场。现场最具真实性和生命力，纸上得来终觉浅，深知此事看现场。

三是“三查”，即查上情，了解上一级直至中央精神；查外情，了解外地经验甚至外国经验；查史情，了解历史情况和发展变化情况。“查三情”很重要，它决定总结报告对“六听三看”所获材料的取舍。

“六听三看三查”是弄清情况的综合性过程，是总结工作和调查研究的常规过程，其间并无先后程序之分，也无区划界限之别，因人因事因地制宜，目的是在短时间内最有效地把情况弄清楚。