档案管理制度

一、总则

1、档案是全面反映公司经营管理及各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。

2、为保证公司所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。

二、办法

1、由总经理办公室负责公司所有文档资料的保存和管理工作。

2、各部门例会和重要会议均要形成会议纪要并提交总经理办公室。

3、所有合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别总经办、财务部存档，各相关部门每月整理汇总合同清单，并于每月第一周最后一天向总经理办公室提交新增合同清单，总经理办公室于接到新增合同清单后的二日内更新本部门合同记录。

4、图书资料及业务流程等资料由各部门自己保管，但各部门需向总经理办公室提交资料清单，并于每月第一周最后一天向总经理办公室提交新增资料清单，总经理办公室于接到新增资料清单后的二日内更新本部门档案记录明细表。

三、档案范围

1、公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

2、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、公告等。

3、公司各种规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、项目方案及合同协议等资料；

4、各部门例会和重要会议的会议纪要；

5、员工个人档案（员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件）以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料；

6、

拓展类文字材料（a、工程类；b、业务类；c、人事类；d、财务类；e、行政类；f、员工提案、述职报告等文字材料。

四、档案分类及编号