20161011档案管理办法(修改)

档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条为了加强公司档案的管理工作，充分发挥档案在基础设施建设项目管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档规范gbt50328-2014》，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称档案是指各部门在各项工作活动中直接形成的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料。

第三条公司档案资料实行集中统一管理，其他任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有；不得以任何借口拒绝归档。

第二章部门档案职责

第四条各相关部门档案职责范围：

一、办公室档案室负责制定与档案有关的各项规章制度；负责档案的接收、整理、保管、提供利用等工作；负责按要求向长沙城建档案馆移交各项目的业主档案；迎接上级单位和部门检查；督促检查施工、监理资料的收集、编制情况，指导施工、监

1理档案的移交归档；负责声像拍摄的对接工作，督促声像档案委托单位按要求向长沙市城建档案馆移交相关声像档案。

各项目负责人应至少提前一天通知声像档案负责人进行声像档案的拍摄，清单如下：

1、开工拆迁前原址原貌；

2、工程立项、方案设计等前期活动（含工可评审会、初步设计评审会等）；

3、其他重要的声像拍摄事宜。

二、工程部负责从项目前期咨询、勘察、设计及开工前准备工作到（施工许可证）项目验收和移交之间所有资料的办理并向档案室移交；负责施工过程中配合督促检查施工、监理资料的编制、收集、整理；负责收集、移交本部门所有对外签订协议、合同及其他相关资料；合同责任人应在合同中对工程文件的套数、费用、质量要求、移交时间等提出明确要求，并在合同签订之前就套数、电子文件是否纳入成果范围等问题与档案室负责人商议确定；各项目负责人应至少提前一天通知关于声像档案的拍摄，清单如下：

1、拆迁后面貌；

2、重要的招商、签约仪式；

3、第一次工地例会；

4、工程奠基、开工仪式；

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5、初步设计审查会、设计交底会议、总体施工组织设计评审会、较大及重大设计变更会议；

6、施工中采用的新技术、新材料和新设备；

7、工程中重要的试验、检测、隐蔽工程验收、重大工序节点等重要工序；

8、绿化、亮化、交通设施等；

9、工程中重要会议、重大事宜；

10、工程重大事故；

11、党和国家、省市领导视察工程活动；

12、竣工验收会（竣工预验收会）、竣工后工程面貌；

13、其他重要的声像拍摄事宜。

其中设计交底会议、竣工预验收会、竣工验收会需要邀请长沙市城建档案馆参加。

三、开发部负责公司土地及经营性资产资源的资料收集和移交工作；负责公司土地招商及出让、房地产项目资料的收集、移交工作；负责收集、移交火车北站片区棚改项目的立项、征收及片区道路征收的资料；负责办理用地规划蓝线、调查红线、国土红线、工程规划许可证（副本）之间所有前期资料及其他相关资料并向档案室移交；

四、拆迁部负责拆迁资料的收集、整理及向档案室移交工作。

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五、办公室负责上级及本公司文件材料的收集、归档，办公室资料由办公室专人负责收集、整理、除近两年资料存在办公室备查，其他按年份和内容整理归档后移交档案室。

六、财务部负责财务文件的收集、自行归档；在办理需要移交资料及电子文件的单项合同最后一次支付前和施工、监理单位结算付款前，需一同严格把关，看到档案室已签字确认资料及电子光盘已完整移交方可同意付款。

七、其他无需向办公室档案室移交资料的部门应根据实际情况自行收集、整理、归档。