小贷公司档案管理制度

行政管理制度

第一条

为维护本公司工作秩序，使公司管理规范化、标准化，特制定本制度。

第二条

公司全体员工必须遵守本制度。

第三条

本制度监督实施部门为公司办公室。

第二章

公文管理

第四条

公司文件包括。通告、通知、规定、决议、请示、报告、函、会议纪要和会议简报。

第五条

文件签发程序。公司文件由主办部门起草，交由办公室审核后，报总经理签发。

第六条

公司所有文件必须以公司名义对外发文。

第七条

所有会议纪要必须报送董事长和总经理，并按会议内容涉及范围印发分管领导和相关部门。

第八条

公司印发的各类公文，应严格执行标准格式，拟定好的文稿在送签前应用a4纸打印工整。

第九条

办公室为公司的公文管理部门，所有公文均由办公室保留签发件及成文件存档备查。各部门文件应妥善保管、防虫、防霉、防丢失，保证公文安全。

第十条

发文时，经办人必须在办公室《文件印发登记薄》上编号、登记；借阅文件须报经总理审批同意，并由借阅人在办公室《文件借阅登记薄》上签字，借阅人须保证文件的完整与安全，借阅后在规定时间内归还。

第三章

印章管理

第十一条

公司印章仅用于承办公文和办理公司业务之用，

第一章

总

则

不得用于其它用途。未按规定流程审批，印章管理人员不得用印。

第十二条

公司印章的类别分为公司行政公章、公司财务专用章、公司合同专用章。

第十三条

公司行政公章由办公室负责人管理，财务专用章由财务部负责人管理，严禁其他任何人借用、保管和使用印章。

第十四条

印章使用严格实行登记审批制度。其流程如下。经办人整理需用印的文件、资料等→报部门负责人签字同意→报公司总经理（董事长）签字同意→印章保管人登记（印章使用登记薄）→印章保管人用印。

第十五条公司办公室和财务部要加强对印章保管人的管理，印章保管人请假外出，必须将印章及使用登记簿交由指定的人员进行保管；印章保管人离职时必须按程序进行移交。

第十六条不得无故外出时随身携带印章，外出办理业务需携带印章时，须报总经理批准，由印章保管人陪同前往办理。严禁在空白的信笺、合同上用印。

第十七条印章的管理要求

一、公司各类印章必须存放在保险柜，不得随意放置。

二、印章使用应严格遵守第十四条规定的用印流程，认真填写《印章使用登记薄》，用印审批人签字齐全，方可用印。未经批准，严禁擅自用印。

三、紧急情况下，如果用印审批人不在，印章保管人必须亲自打电话给用印审批人，经同意后方可用印。并在用印审批人返回公司后，立即补签。

四、印章移交时须办理移交手续，填写移交登记表，移交人、接交人、监交人三方签字确认。

五、公司因管理需要，出现印章停用、上交、封存、清退、存档、销毁，必须将经办人员、处理及程序详细记录归档。

第十八条

印章必须妥善保管，如有遗失，必须第一时间向公司总经理汇报，并采取果断处置措施。

第十九条

严禁任何人非法私自用印，违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

第四章

会议管理

第二十条

除股东大会、董事会、监事会等根据公司章程规定召开的会议以外，公司日常工作会议分为以下五类：

一、工作汇报会

由公司董事长主持，总经理、副总经理、财务总监参加。必要时由董事长决定，公司各部门负责人也可参加会议。

二、总经理办公会

由总经理主持，每周召开一次，根据工作需要，也可临时召开。会议参加人员为公司高管层和各部门负责人。

三、专题工作会

根据工作需要，由公司总经理或副总经理主持召开。会议参加人员由会议主持人决定。

四、部门工作会

由各部门负责人主持，部门全体人员参加，分析业务发展情况，研究布置本部门工作。

五、公司员工大会