河北省高速公路建设项目立卷归档整理规范

编号：hj-zd-xz-11-g1

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档案立卷归档制度

一、总则

1.为加强公司档案管理工作，特制定本制度。

2.归档的文件应按年立卷，公司内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

3.文件承办部门及承办人应保证经办文件的系统完整（文件上的各种附件一律不准抽存）。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

4.公司各种文件资料及相关表格，都有其制定的内容和标准格式，任何人不得随意修改，如确有已不适之处可经主管领导同意后由原撰写进行修改后重新签字定稿发布。代理产品协议及外来协议一般不由公司拟定其内容及格式，但必须经总经理阅后方可操作执行。

二、文件材料的收集管理

1.公司文件材料按其重要性、保密性和总体性分为公司级档案、部门级档案。公司级档案主要是机密性文件，由公司设专（兼）职档案管理员，由总经理直接管理，部门级档案由部门兼职档案管理员管理，人员保持相对稳定。

2.专（兼）职档案人员的职责

1）具有档案人员应有的道德品质，严守档案机密，遵守本岗位档案工作流程，了解本岗位的工作业务，掌握文件材料的归档范围，并做好归档记录。

2）认真执行归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷，并按借阅权限控制借阅，对应存未存的文件材料要催办并报主管领导对之考核。

三、档案分类

1.档案主要内容

1）公司管理文件资料

会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、公司各种证件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、公司历史沿革大事记等材料、内部管理资料，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。

2）财务文件资料

各部门备用金申报审批资料、工资管理、财务成本费用有关资料、按财务规定应保存的各种凭证、帐目、报表等。

3）业务文件资料

定货合同及生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、客户资料、部门间传递1

资料（如工厂发货通知单）、内部管理资料。

4）设计、产品图纸技术资料

设计任务单有关图纸资料、新产品开发图纸技术资料、图纸样册等资料、产品图纸资料、生产过程的各种记录、内部管理资料。

2.档案载体