洽谈接待方案
一、确认酒店接待能力
1、互换名片,斟茶寒暄,了解乙方单位情况。
2、首先了解乙方会议举办日期,查看预约会期酒店有无其他会议/宴会举办,以免撞车。尤其是如乙方需要住房,须致电总台了解房态,能否保障乙方会议需要。
3、了解乙方会议规模,确认酒店有无接待条件和接待能力。
4、确认酒店有充足的接待条件后,进入实质洽谈阶段。
5、邀请乙方参观会议室/客房状况/用餐地点,以增加乙方对酒店的感性认知。参观期间随机向乙方介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。
二、洽谈
1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关资料。
2、详细倾听、记录如下事项﹡乙方会议规模、人数﹡会议举办日期、会议主题
﹡是否需要住房(房型、间/天数、抵离店时间)、是否用餐(桌数/餐标/酒水/香烟)、
﹡会议设施设备(电脑投影仪/白板/麦克风/音响灯光)、会议台型要求、是否需要代办礼品采购等内容﹡会议接待规格
﹡会场布置要求(鲜花/绿色植物/乙方宣传招贴等)﹡房内小吃/长话是否关闭撤除。﹡有无重要人物下榻酒店
﹡有无少数民族人事,以确认客人饮食、风俗禁忌﹡确认来宾车辆规模
﹡确认贵宾名录,是否需要制作席卡以及签到台.
3、向乙方复述、确认一遍会议洽谈主要事项。
三、报价技巧与结帐方式
1、报价请参考酒店会议接待价格政策
2、洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺,诱导客人把真实意图表达出来,更不要轻易亮出价格底牌。
3、争取提高餐标水平,不要一下就将底价报出,如系综合会议(会议/用餐/住房/礼品),可以以会议室优惠来提高其他项目的消费水平。
4、防止乙方对你进行价格讹诈,宣称其他酒店如何如何优惠、如果不给某个价格就另选酒店等,销售经理要摸清乙方的真实意图,介绍酒店的产品优势以及曾接待过的大型、高规格的会议,坚持不要轻易让步。
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