如何做好机要秘书

总经理秘书职位

职位概要：协助总经理完成日常事务性工作。工作内容：

1、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；

2、起草公司股东会和董事会的会议材料；

3、做好公司重要会议的记录和会议纪要的整理；

4、起草、打印、等级和存档总经理签发文件；

5、协助行政部经理做好来宾的接待工作；

6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；

7、掌握总经理的日程安排，为总经理借鉴访客做好预约工作；

8、收发传真，并即使交给总经理处理；

9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。任职资格：教育背景：多种专业背景本科以上学历。培训经历：受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。经验：2年以上高级秘书工作经验。技能技巧：

1、熟悉公司文档管理；

2、良好的中英文写作、口语、阅读能力。

3、熟练使用办公软件及办公自动化设备。态度。

1、良好的组织沟通协调能力；

2、工作细致认真，谨慎细心，调理性强；

3、责任心强，勇于承担挑战性的工作；

4、具有开拓精神和团队精神。工作条件。

1、工作场所：办公室

2、环境状况：舒适

3、危险性。基本无危险，无职业病危险。

总经理秘书工作概述

一、办公室内务

1、办公环境。明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书摆放整齐。

2、每天准时上班、开窗通风。

3、清洁办公室：每天将办工作、椅、文件柜、窗台擦拭一次；

4、清理花木。鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）

6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周洗尘一次。

二、文件管理。流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。

1、对所有文件进行识别，并分类登记，在分别办理；

2、外来红头文件。填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。

3、内部红头文件。作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。

4、外来公函、通知及文字资料：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理（不急的文件资料放

置在待处理文件夹内）。

5、内部通知、报告。及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

6、公司各部门（单位）送交总裁签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

7、重要的和紧急的文件，需及时提醒总裁。

8、每天将送交总裁批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

9、根据文件积累

的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查询。

三、来宾接待。彬彬有礼、热情接待。

1、笑脸相迎，茶水相待。

2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等；

3、索要名片；

4、及时向总裁请示。

5、按总裁意见引见，接待（按情况给予续茶水）。

6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

如何做好总经理秘书工作。如何做好总经理秘书工作。

没做到位的表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到位，还没做好。那么要怎么做到位呢，个人认为：

1、必须有更多的付出精神，不能太计较工作和个人报酬、时间；

2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记；