会议纪要的写作方法和技巧

一、会议纪要的定义

“会议纪要”属于法定公文的一种。

中共中央办公厅1996年印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称现行《条例》）和2000年国务院发布施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称现行《办法》）关于法定公文的定义明确：法定公文是依法处理公务活动的重要工具，必须具有法定效力（或特定效力），同时具有规范体式（或规范格式）。

会议纪要在各级机关多年使用的实践证明，它完全具备法定公文的两个特征。其一，它是将会议议定的、与会各方以及有关单位必须共同遵守或执行的事项和主要精神，经加工整理而成，具有法定效用。其二，会议纪要拟制时又都约定成俗，有相对统一规范的体式和制发程序。

经过若干年的实践经验总结，关于“会议纪要”的定义更加科学、准确。1996年印发的现行《条例》定义，会议纪要“用于记载会议主要精神和议定事项”。2000年发布施行的现行《办法》定义，会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。显然，会议纪要与会议记录不同，与报道会议概况、会议内容的简报也不同。其种种区别之中最重要的一个区别就在于，会议纪要具有特定的法定性，而会议记录、会议简报一般不具法定性。

二、会议纪要的作用、类别和特征

“会议纪要”是根据会议主旨并在会议记录的基础上概括、提炼写成的，通常用平实、精练、严谨的语言综合会议情况和结果，具有纪实性、简要性和指导性；既可上报，又可下发，也可平行使用，所以兼有上行、下行和平行的特征。

一般说来，工作会议、例行会议、座谈会都应当产生纪要。为了工作需要，它可以直接下发，也可呈报上级批转下达，还可以由主持会议的机关和领导同志加批语下发，有时还可将会议纪要公布于报刊。

纪实性，是会议纪要的基本特点，也是拟定会议纪要的基本原则；简要性，是会议纪要的基本要求，洗练是会议纪要的特点；指导性，是会议纪要的基本功能，会议纪要必须集中反映会议精神，一经发布和下达，便对与会单位及有关单位或人员贯彻执行议定事项具有指导和约束作用。

会议纪要一般不单独行文。如需将会议纪要报送上级机关，必须用一份报送报告，附上会议纪要一并呈送。如需印发下级机关执行，则要用一份批转通知，附会议纪要一并下发。

按会议的性质，会议纪要大体上可以分为三种类型。议决型，情况型，消息型。

议决型会议纪要，用以记载和传达会议的议定事项。这类纪要政策性较强，具有一定的指导意义。它是根据会议的议题和会议讨论情况，包括议决事项，加以分析、概括主要的结论，提出解决问题的措施，以指导工作任务的完成。这种纪要适用于重要的工作会议，如《全国农村工作会议纪要》（1982年4月6日《人民日报》刊载）、《海关工作联席会议纪要》（1989年）；也适用于专业会议，如《江苏省人民政府专题会议纪要第4号》（2002年1月17日，研究2002年全省企业改革与管理工作意见）、《南京扬子江石化有限公司专题会议纪要》（2004年4月26日，研究建立有限公司经营指标考核体系）等，都属于这类纪要。可见，其使用范围很广，既有全国性的、地区性的，也有企事业或群众团体的。

情况型会议纪要，用以全面概括会议的议程、议题、讨论情况、讨论结果和会议精神，起到传递信息、交流经验的作用。这种纪要多适用于各类座谈会、经验交流会和各种学术会议等。如《〈高等院校档案工作规范〉（试行）研讨会纪要》。