档案管理规定
档案资料管理规定
一、借、查阅资料人员必须填写《档案资料借、查阅单》,借出的档案资料规定于1周内归还,不能及时归还的,经管理人员同意后可办理续借手续;阅毕及时归还:归还时,管理人员必须当面清点确认档案完整之后再入库存放。
二、非公司人员借、查阅档案资料的,须持有有关单位介绍信,并经相关部门主管领导同意后方可借阅查看。
三、借、查阅资料人员必须爱护所借、查阅的档案资料,不得在档案资料上涂改、勾化、圈点或做其他各种标记,不得遗失、抽换、转借,并对借、查阅的资料负有保密的完全责任。
四、借、查阅资料人员若需复印档案资料的,须经管理人员同意方可复印;图纸资料若需借出复印的,须经管理人员同意并严格控制复印份数。
五、任何人不得擅自要求档案管理人员查阅资料,未经管理人员允许,不得随意翻阅相关资料。
六、任何人不得以任何理由指派命令,管理人员离开工作岗位,为其递送资料,必须按规定程序申请、登记、查阅。
七、副矿长以上领导可借、查阅普通级文件;若需借、查阅绝密级文件资料,必须由矿长签字批准后方可借阅查看;常用性资料查阅,须由部门主管领导签字后方可借阅查看。
八、非管理人员不得随意出入资料室,确需进入资料室的则须由管理人员陪同并相伴始终。
九、借阅者不得在借阅时大声喧哗、吸烟,保持资料室的清洁、整齐。
要继续深入的实施档案分类学细化管理,严格又严格的控制档案室所有的原始文件的出库借阅制度,继续大力度的收集所有与企业有关的各类各种往来文件、文字以及项目资料,要继续实施档案室掌握公司印章使用动态的职能和作用,同时留取管理印迹,与其他管理机构与管理人员并轨多重管理参与管理,必须做到动则有痕迹、查其有证据、说话有依据、办事讲规矩、档案是证据、管理重实据的档案工作原则。要对所有档案室的人员实施保密教育和保密管理培训,使其明确的知道其岗位和职责的重要性和特殊性,要必须做到档案管理的专业性和专一性,必须做到只讲原则、不听原因、不管客观、只讲主观严肃性,文件一但出档必须跟踪管理,按时追缴收档。
珠拉公司档案管理程序
1.目的和范围。建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保公司档案完整、齐全、高质,档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2.职责:
2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理,即档案室负责公司档案的总体管理,部门资料员负责本部门的立卷归档工作,档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。
2.2财务档案(包含各类合同)由档案室统一管理,使用时,由财务计统部指定专人调档。
2.3鉴于人事档案的特殊性,公司人事档案由人力资源部自管,人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理,档案室提供存放点。
3.流程:
3.1档案分类:
3.1.1文书档案。即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内、外部文件。
3.1.2基建档案。即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。
3.1.3财务档案。即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。
3.1.4人事档案。即公司员工在应聘、转正、考评、辞职等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
3.1.5经营销售档案。即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录,如合同评审记录、签订的合同、客户档案、市场调研资料等。
3.1.6对外联络档案。即公司在项目报批、报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录,如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。
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