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大型集团公司档案管理制度

档案管理制度

第一章总则

第一条为了规范(集团)股份有限公司(以下简称公司)档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理,特制定本制度。

第二条档案的范围

1、公司内部经营形成的各种资料

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料

3、下属全资、控股子公司(以下简称子公司)备案形成的与经营有关的资料

第二章档案的管理部门

第三条档案的管理部门

档案管理由行政部及财务中心共同管理,其中行政部为主管部门。

第四条档案管理部门的职责

1、行政部档案管理的职责

(1)负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度,规范管理流程、分类目录、管理表格,规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

第1页/共13页(2)负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

(3)负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。(4)负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。(5)负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

(6)负责收集、整理各部门档案分类目录,汇总建立公司电子目录并写入oa档案系统。

2、财务中心档案管理的职责

(1)负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

(2)负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

第三章档案的分类管理

第五条档案的分类原则

公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求,应由需求部门提出申请,经部门主管和行政部审批同意后再做调整。

第六条档案的分类

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。

1、按内容进行分类:具体各级的分类目录详见《档案分类管理

第2页/共13页流程》中具体规定。主要有。

(1)、章程、规章制度、通知通报发文。主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。

(2)、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。(3)、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

(4)、企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。

(5)、经营目标、计划、总结。包括经营目标与总结、经营计划与总结等。

(6)、经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。

(7)、案件资料。

(8)、行政后勤档案/员工福利(餐娱、文体、图书等)。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。

(9)、人力资源部资料。包括人力配臵、人力开发、人力薪酬(成本)、劳资关系、员工信息管理等。

(10)、财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。

(11)、战略投资部资料

第3页/共13页(12)、工会文件

(13)、登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。

(14)、签字印模。包括签字样本、印章印模等。(15)、特殊业务资料。

2、按保存形式分类(1)纸质形式

(2)电子档案形式。包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。


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