浅谈秘书的素养对工作质量的影响

信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从自然界到人类社会，种种物质都可以成为信息源，都能产生和发生信息。我们通常说，秘书是领导的左右手，现代意义的秘书不再只是为领导整理内务。传统的秘书其职能除了撰写文书外，大都是较低层次的服务。然而，随着社会的发展，这样的秘书已不能满足实际需要。现代社会要求的是智能型的秘书。要有思想、懂管理、能参谋。现代秘书不仅要有智慧，而且要能主动。由于秘书的活动总是依附于、受制于领导活动，因此传统的秘书工作往往具有被动性。但一个领导让干什么就干什么，失去主动性的秘书不是一个优秀的秘书。一个优秀的秘书需要创造性地开展工作。在飞速发展的现代社会，需要的不光是知识型人才，更是信息型人才。作为一个与社会接轨十分密切的业内人员，信息对于秘书工作无疑可以产生不可估量的影响，主要表现在信息收集、整理、开发、传递、存储、利用、决策、反馈和管理方面。具体表现在：

一、提供信息服务决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。信息是决策的基础和依据。领导者的决策工作，在一定意义上说就是对信息的处理工作。进行科学预测、确定决策目标、拟定和确定决策方案，整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处理信息的过程。秘书部门不是决策者，不参与决策，但必须为领导决策服务，要为领导决策提供及时、准确、有参考价值的信息，这可称之为辅助决策，应当注意的是，秘书人员不但要做到决策前的信息超前服务，更要做到决策中的信息跟踪服务和决策后的信息反馈服务。

二、传递信息服务领导作出决策以后，要付诸实施，这就需要把决策信息及时准确地传递下去，也就是要把领导机关的决定、方针、政策、意图传达下去。这是自上而下的信息传递，也是需要秘书部门来做的，要求把领导机关的决策准确地表述出来。信息传递有多种方法，一是语言传递；二是文字传递，包括文本、表格、图表等；三是电讯传递；四是可视图像传递，选用何种传递方式则要依情况而定。