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电子档案管理办法

为适应档案管理的需要,确保各种文件的安全性、可靠性和保密性,按照国家档案局及区档案局电子档案工作要求,结合我文化委工作的实际情况,制定本办法。

一、归档范围

电子文档归档范围参照纸质文件的归档范围,并应包括相应的背景信息和元数据。具体包括:

1、在计算机中产生和处理的文书文件、报表数据

2、在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等

3、信息及计算机程序类文件,包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用说明书等

二、分工与负责

电子文件的形成、积累、鉴定归档及电子档案的保管必须实行全过程管理,并由各科室专人负责。

1、电子文件的形成科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作,并对电子档案的管理工作提供协助和支持

2、计算机管理员负责对电子档案的技术环境、相关

1软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等提供技术服务。

3、档案管理部门负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作

三、归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档及电子文件内容相同的纸质文件在次年2月底完成并移交综合档案室实行集中统一管理。

四、归档要求

1、归档前应由文件形成科室对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见,如文件形成科室采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案室

2、具有保存价值的电子文件,必须生成纸质文件,进行归档时,电子文件与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系,一并归档


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