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人事档案管理制度

1.目的

将企业人事档案管理工作制度化,规范化维护人事档案材料完整,防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。

2.适用范围

适合公司总部及全国各办事处及分支机构3.人事档案分类

员工人事档案分为以下四大类:

3.1入职档案

3.1.1个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息

3.1.2劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等

3.2培训档案

新员工入职培训试卷、培训心得。

参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。培训服务协议。

3.3职位档案

职位说明书、职务说明书、职务任命书。职务变动申请、职位职务变更记录。

3.4薪酬考核档案

试用期考核表、员工试用期总结表。

季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。

3.5其他档案

个人党、团相关资料。

各类奖励、处罚记录。

离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他补充协议。

4.人事档案的归档归档的程序如下:

首先对各类人事档案进行鉴别,看其是否符合归档的要求。按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置。

在目录上补登材料名称及有关内容。将新材料放入档案。

5.人事档案的核查核对

检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看档案室环境是否良好,有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后。

对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。

发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。

6.人事档案的转递

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递程序如下:取出应转走的档案。在档案底账上注销。

填写《转递人事档案材料的通知单》。按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则,一般通过内部人员转递,不能交本人自带。

另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。

7.人事档案利用的方式人事档案的利用有多种方式:

7.1查阅

设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看,无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。

7.2借出使用

相关人员为完成某项人事工作任务,必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续,基础时间不能超过一周,需要在“借阅登记表”上进行登记,逾期未归还者,续办延长借阅手续,并到期归还。

7.3出具证明材料

一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的,由管理部门向证明人核实情况,可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查,经主管部门审批,加盖公章后方能生效。

8.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的

重要保证。

8.1查阅手续

查阅手续包括以下内容。首先,由申请查阅者写出查档申请,在申请中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅部门负责人签字;最后,由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。

8.2外借手续


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