某开发公司档案管理办法

档案管理制度

第一节总则

第一条为规范锡林郭勒元和路桥管理有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节管理体制和职责

第二条公司设臵档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；

（3）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（4）负责档案提供利用服务；

（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节文件材料的形成和归档

第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购臵部门向公司综合管理部档案室归档。

（三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。

（四）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。

（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节档案的利用

档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。

档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节档案保管期限的划分及鉴定

第六条档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》（详见集团公司管理制度p35-p40）确定档案的保管期限及档案的价值。

第七条档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第八条对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第九条对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十条凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节档案保密规定

第十一条严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十二条接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十三条严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十四条整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。