建筑公司档案管理制度

档案管理制度

1.档案管理目的

为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规，制定本公司的档案管理制度。

2.档案管理范围

2.1此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。

2.2本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。

3.档案管理机构及职责

3.1公司档案工作实行二级管理。其中。一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。

3.2综合部对公司各部门上交的档案进行管理。

3.2.1公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。

3.2.2综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。

3.2.3统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。

3.3各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。

3.3.1坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。

3.3.2负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3.3.3归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

3.3.4保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。

3.3.5接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。

3.4档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

3.5档案管理人员变动时，综合部部长要对档案交接负有监交责任，且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。

3.6会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。

4.档案管理原则

4.1档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。

4.2归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

4.3借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。

4.4任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。

4.5归档文件的密级，按照《保密工作管理规定》的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生；涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。

4.6借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立即向综合部部长报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。

4.7借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。