高校档案管理现状及其对策

关键词：高校；档案管理；现状；对策

随着国家经济的高速发展，对高校人才的需求不断增加。而聘用人才不能单单靠一份个人简历，要结合高校的档案记录，才能深入的了解应聘人员在校期间的工作、学习、生活，了解他们的优缺点，才能给聘用单位作出正确的人才聘用。由于各种因素的影响，导致高校档案管理存在许多漏洞，直接影响着高校师生未来的工作及生活。本文针对高校档案管理现状及其对策进行探讨。

一、高校档案管理的必要性

每个高校都建立自己的档案管理，主要记录了高校师生在校期间的学习、工作、经历，记录了高校师生的优缺点，对人才选拔、升迁有着非常重要的意义。每个师生在校期间，参加的各种社会实践活动，获得的各种国家认可的奖励，考取的各种证件，都给他们未来的工作做好准备，而这些事迹都要靠高校档案来管理记录。众多高校档案记录着教职工的每个先进教学及奋斗事迹，为学校的教学做榜样，给其他师生起到模范的作用，促进了高校教学和档案管理工作的发展。

二、高校档案管理现状

（一）重视度不够

现今的国家就业政策呈现多样化，这给高校师生就业带来很多机遇，对高校档案的管理则带来了严峻的考验。很多高校只是重视学校的教育教学管理，忽视了对学校师生的档案管理，忽略了高校档案管理对高校师生升迁、就业的重要意义。对高校师生在校期间只记录教学、学习，未对师生的专业知识进行培训、考核，致使大多师生只是死读书，无法应用书本专业知识。此外，因高校的重视度不够，致使部分高校师生在离校好长时间后，仍不了解自己档案存放在何处，更不知道具体去向，影响了高校师生今后参与的招聘、定级、提职及工作调动等。

（二）高校档案管理人员业务水平低

许多高校的档案管理人员都是一些准备退休或者不宜教学的老师，他们要么是年龄大，要么是孕妇，要么是特殊照顾人员。这些人员对高校档案管理的业务不熟练，管理方式老化，对先进管理方式的学习能力差，严重制约了高校档案管理工作的发展。

（三）管理制度落后、设施简陋

一些高校的档案管理还停留在手写记录阶段，对高校档案管理的制度不完善，制度落后，导致高校档案材料随意存放，容易丢失。而档案保存设施简陋，档案室的防火、防潮、防霉、防盗保护措施不齐全，致使档案存放时间久后出现记录模糊、档案丢失、档案错乱等现象，对高校档案管理工作的开展加大难度。

（四）档案更新不及时

随着高校的不断发展，高校的人数有增无减，加大了高校档案管理的工作量。随着新学期的开始，新生的入学，毕业生的离校，教师工作岗位的变化，不管是退休、升迁、工作调动，都需要在档案里做好记录。工作量的增加，使得高校只做好新生档案的建立，忽略了离校生及教师档案的更新，未能及时通知毕业生就业后档案的转移，制约了档案管理工作的发展。

三、高校档案管理现状的改进对策

（一）建立健全的高校档案管理体制

结合高校档案管理的工作量，及国家对高校档案工作的要求，建立健全的符合本校的档案管理体制，在日常档案管理工作过程中，不断完善体制，保证高校档案的及时性、准确性，为高校师生今后招聘、评级、调动做好保障。

（二）档案管理方法的改进

随着高校的不断发展，现有的档案管理方法无法跟上高校发展的步伐，而且单单纸质的记录容易造成档案的丢失。在现有的档案管理基础上，增加电脑档案的录入、保存，再打印成纸质保存，可以提高档案的管理水平，又可以通过网络来传阅档案，减少档案管理的工作量。

（三）档案管理人员素质的提高