会议洽谈、接待操作程序

、确认酒店接待能力

1、互换名片，斟茶寒暄，了解乙方单位情况。

2、首先了解乙方会议举办日期，查看预约会期酒店有无其他会议/宴会举办，以免撞车。尤其是如乙方需要住房，须致电总台了解房态，能否保障乙方会议需要。

3、了解乙方会议规模，确认酒店有无接待条件和接待能力。

4、确认酒店有充足的接待条件后，进入实质洽谈阶段。

5、邀请乙方参观会议室/客房状况/用餐地点，以增加乙方对酒店的感性认知。参观期间随机向乙方介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。

二、洽谈

1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关资料。

2、详细倾听、记录如下事项﹡乙方会议规模、人数﹡会议举办日期、会议主题

﹡是否需要住房（房型、间/天数、抵离店时间）、是否用餐（桌数/餐标/酒水/香烟）、

﹡会议设施设备（电脑投影仪/白板/麦克风/音响灯光）、会议台型要求、是否需要代办礼品采购等内容﹡会议接待规格

﹡会场布置要求（鲜花/绿色植物/乙方宣传招贴等）﹡房内小吃/长话是否关闭撤除。﹡有无重要人物下榻酒店

﹡有无少数民族人事，以确认客人饮食、风俗禁忌﹡确认来宾车辆规模

﹡确认贵宾名录，是否需要制作席卡以及签到台.

3、向乙方复述、确认一遍会议洽谈主要事项。

三、报价技巧与结帐方式

1、报价请参考酒店会议接待价格政策

2、洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺，诱导客人把真实意图表达出来，更不要轻易亮出价格底牌。

3、争取提高餐标水平，不要一下就将底价报出，如系综合会议（会议/用餐/住房/礼品），可以以会议室优惠来提高其他项目的消费水平。

4、防止乙方对你进行价格讹诈，宣称其他酒店如何如何优惠、如果不给某个价格就另选酒店等，销售经理要摸清乙方的真实意图，介绍酒店的产品优势以及曾接待过的大型、高规格的会议，坚持不要轻易让步。

5、向乙方介绍酒店能够优惠的项目，如会议主题条幅/引导牌/迎宾/欢迎牌/会场服务/纸笔。

6、确认协议有效签单人，原则上不超过两人。

7、确认结帐方式（现金/转帐/提前打款），外地客人不得签单转帐。

三、签约

1、客人接受报价后，一般会出现三种情况，一是回单位向领导汇报；二是宣称考虑一下，暂时不签约；三是当场签约。出现这三种情况，可按下列方式处理第一种情况：一般这种情况意味着客人不具有拍板权，但基本认可酒店产品和报价，签约的可能性较大。销售经理应及时与客人约定下次见面会谈的时间，二次会面之前应主动与客人电话联系，以提醒客人不要忘记约定，探听口风，争取上门签约。

第二种情况。这种情况一般意味着客人仅是了解一下价格，或报价超出自己的预算（计），或对某项产品不满意而犹豫不决。销售经理应及时探询客人可以承受的价格底线，用实例举证法向客人介绍酒店会议接待水平和能力，帮助客人设计最佳方案。如乙方现场不能作出答复，则销售经理必须与客人预定再见面的时间，然后及时与总监汇报情况，寻求最佳解决方案。第二天带着新的建议与客人通电话。

第三种情况。这种情况意味着客人是有备而来，或者是对酒店产品较为熟悉且实力较为雄厚的单位。

2、销售员草拟一份”会议协议书”交客人确认，得到确认后正式签定协议书，双方签约人签字并加盖公章，协议一式两份，甲乙双方各持一份。

3、签约后应感谢客人对酒店的关照，并向客人赠送酒店宣传资料或小礼品。

三、会议接待准备

1、根据协议内容和要求，拟订内部通启报送总经办和各相关部门，通启中要明确落实执行部门的责任以及注意事项。

2、通知广告公司制作会议主题条幅/引导牌/欢迎牌

3、会议正式举行的前一天，根据客人要求摆放会议台型，签到台摆放到位.

4、开列、打印会议套餐菜单，传真或亲自送客人审阅，客人确认后在菜单上签字认可。