中专学校档案管理中的问题与对策

【摘要】

当前许多中专学校的档案管理存在制度缺乏，管理队伍不稳定，基础设施落后，以及信息化程度低等问题。针对这些问题，要采取针对性的措施，从制度建设入手，改变档案管理队伍的现状，从而使档案管理工作真正做到为教学、科研服务，为学校的科学发展服务。

【关键词】

档案管理；问题；对策

学校档案作为学校各项工作的真实历史记录，记载了学校教育教学的主要活动，是学校发展过程的真实记录，体现了学校管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等内容。通过对中专学校档案的分析，对于总结学校发展的成败、得失，为以后学校的发展规划提供科学的依据。因此，加强学校档案管理水平对于加强学校建设、进一步推进教学改革、不断提高教育质量等，均具有十分重要的意义。但是，受自身条件的限制，许多学校，尤其是中专学校档案管理水平比较落后，档案收集偏重于文书档案，门类单一，无法适应学校各项事业科学发展的要求。

一、中专学校档案管理中存在的主要问题

1.管理制度没有得到贯彻落实

从表面看，大多数中专学校制订了一些档案管理工作规范（如档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等）、档案工作人员岗位职责等规章制度，每年也撰写工作计划和工作总结。但是，这些规章制度往往是写在纸上、挂在墙上，没有真正得到贯彻落实。工作计划和工作总结也往往是为应付上级的检查而写，说的多，做的少。

2.缺乏稳定的档案人员队伍

档案工作本身枯燥、乏味，不易出成绩，需要有较强的工作耐心。因此，这一岗位对年轻缺乏吸引力。在中专学校，档案部门属于教学辅助部门，档案管理人员属于教学辅助人员，这一机构往往不受重视，所以，档案管理人员大多由其他部门人员兼职，缺乏专业背景。而且许多人年龄偏大，学历低，知识比较单一。再加上日常工作的忙碌，造成他们没有更多的时间和精力钻研业务，缺乏必备的专业技能。这种状况直接导致了档案管理人员结构老化，甚至档案队伍不稳定的局面。

3.档案基础建设比较落后

不少中专学校档案室的建设投入严重不足，个别学校甚至没有设立专门的档案室，电子档案分别保存在不同的职能部门中，硬件投入远远不够，设备陈旧老化，办公条件比较差，导致档案丢失现象严重，无法给教学、科研提供更多的支持。

4.现代信息技术没有得到充分利用

不少中专学校的档案管理仍以手工为主，没有实现档案资料的信息化处理。主要表现为：收集的档案材料仍以纸质为主，电子文件的收集整理步伐缓慢，导致档案的查询非常不便；档案管理人员对信息技术的应用不够主动，对计算机网络技术、信息化管理的方法掌握程度较低，有的甚至不想了解，更不想接触，要想掌握更是无从谈起，这种得过且过，不求进取的想法对提高档案管理水平是非常不利的。

二、提高中专学校档案管理水平的措施

针对中专学校档案管理中存在的上述主要问题，应主要采取以下措施：

1.进一步完善并落实档案管理制度

进一步完善进一步完善档案管理制度，是实现档案工作规范有序的基本保证。为此，要在《中华人民共和国档案法实施办法》的指导下，制定并完善本单位的《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度规章，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。从而使中专学校档案工作走上科学化、制度化发展轨道。

2.建立一支稳定的档案管理人员队伍