评估业务档案管理制度

第一章总则

第一条为了规范公司的业务档案管理，有效地保护和利用档案，明确业务档案的归档内容、归档形式、保管期限、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项，根据《中华人民共和国档案法》、《中国资产评估准则》，结合公司实际制定本制度。

第二条本制度适用于公司办理评估业务与办理与价值估算相关的其他业务形成的业务档案。公司办理其他业务形成的业务档案，可参照本制度管理。

第三条业务档案是指资产评估师及其执业人员在执行业务过程中形成的，反映评估程序实施情况、支持评估结论的工作记录和相关资料。公司的业务档案，是评估证据的载体，是出具评估报告的主要依据。公司的业务档案是考查业务工作的依据，是公司全面质量管理工作的重要组成部分。

第四条业务档案包括纸质文档、电子文档或者其它介质形式的文档。第五条业务档案的所有权属于公司。第二章组织管理

第六条公司由副总经理负责业务档案的组织管理工作，由综合部负责评估业务档案的登记及日常管理工作，设一名档案管理人员。档案管理部门和档案工作人员的职责是全面负责公司业务档案的收集、整理、立卷、调阅、销毁等档案管理工作；各业务部门应当指定专人专职（或兼职）负责本部门的业务档案管理工作，配合档案管理部门档案管理人员完成业务档案的移交、归档等工作；项

目负责人应当负责对所承办业务项目的业务档案归档过程和归档质量全面负责，是本项目档案质量的直接责任人。

第七条档案管理人员应严格遵守国家有关档案管理的相关规定及公司的规定，恪尽职守、认真负责，严格保密，不得外传，不得丢失。

第八条档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，负责业务档案管理的公司领导监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人要在移交表上签章。移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。

第三章业务档案的整理

第九条业务档案首先由业务部门负责整理

1.项目负责人在评估报告日后30日内，及时将工作底稿与评估报告等资料整理归档，任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。

2.工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或财务报表的草稿、对不全面或初步思考的记录、存在印刷错误或其他错误而作废的文本，以及重复的文件记录等。因各种原因造成的评估业务未完成就终止而形成的底稿，报公司总经理决定保存或销毁。

3.针对同一基准日，不同评估目的，委托资产范围重叠的评估业务，出具两个或多个评估报告，应将其视为不同的业务分别整理底稿，形成相应类型的业务档案。

4.整理的资料要做到完整有序，索引号要与目录保持一致，反映工作底稿间的勾稽关系。

5.资产评估档案的归档内容参考格式见附件一。

第十条整理后的评估工作底稿，要按工作底稿目录顺序排序，底稿需由项目负责人、部门负责人签字后交给档案管理部门。

第十一条档案管理部门人员整理。档案管理人员的整理是业务档案的最终把关，要严格按照业务档案的内容和底稿中的目录顺序做进一步整理。在整理过程中要注意以下事项：

1.要拆除底稿中所有的金属物，以防装订时发生意外。

2.纸张超出规格的，在不影响资料完整的前提下可剪裁，不能剪裁的可加以折叠，折叠的纸张要确保装订后不影响阅览全部内容；破损、卷角、折皱、装订线过窄和纸张小于规格的，要用白纸予以裱衬；传真资料要复印后才能装订。

3.如发现底稿中有问题，如。评估人员、项目负责人等相关人员没有签字，主要归档资料不全、页码混乱等，要及时将档案退回给相关人员，补齐后重新整理、验收。

第十二条业务档案登记。档案管理人员在整理业务档案的同时应填好《业务档案登记表》。《业务档案登记表》上的主要信息应与公司的《发文记录》保持一致。