电子信息系档案管理制度

为了更好地加强学生档案管理，切实维护学生档案的完整性和真实性，提高学生档案的利用效率，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，电子信息系经研究决定特制定本规定。

档案管理人员：系部学管干事

一、归档材料

1、高中转入材料

2、入团志愿书

3、高校招生政审表

4、高校招生体检表

5、高校报考登记表

6、高校学籍卡片

7、高校毕业生体检表

8、高校毕业生登记表

9、高校成绩卡片

10、党的积极分子登记表

11、入党志愿书

12、优秀学生登记表

13、单项奖

14、处分决定

15、学年总结

16、就业报到通知书

17、大学录取通知书

18、体育卡

19、品德单20、其它

二、归档时间

1、新生入学注册取得学籍后，由学生处将学生档案转交各系部。

2、系部按录取名单核对无误后，按学号顺序排列移交到档案室，核实后办理相应的移交手续。

3、新生入学后档案未到的，由系部负责向校招生办索要。本人党、团材料入学时未带者，由本人负责向原学校索取，一学期内归档。档案材料不全的学生，由院学办负责帮助催缴限其在二个月内把所缺材料送到档案室归档。

4、学年总结在每年十月份由各院学办移交到档案室归档。

5、学生的入党材料在其批准转正后的半个月内归档。

6、毕业年级学生的高校毕业生登记表、高校学籍卡片、高校毕业生体检表、高校成绩卡片、体育卡应在院学办整理后，按班级、学号顺序排列，将每名学生的材料放在一起，在6月25日前由各院学办移交到档案室归档。

三、档案借阅

1、系部学生工作的专职干部、辅导员均可借阅本院的学生档案。外单位需查阅时须持有介绍信，并说明查询内容和目的，经有关领导批准方可查阅。

2、档案原则上不外借，一般仅限在档案室内查阅，需借出时须说明理由经有关领导批准后方可借出，并注意保密，保管好案卷。

3、借阅档案时，须办理借阅手续，按期归还，不得超过三天，需继续使用时要办理续借手续。

4、凡摘抄档案材料，须经档案室同意，查阅者不准翻阅与自己调查无关的档案材料。

5、凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得拆卷、涂改、划记号、沾污撕页，更不能将档案交本人或亲属翻阅。

6、每逢节假日、公出，借阅的档案一律归还档案室。

7、档案归还时，档案员要仔细检查看是否有掉页、涂改等现象，核对无误后方可办理相关手续。

四、档案保管与转递

1、学生档案由校学生工作处档案室统一保管，定期进行收集、整理和归档。

2、学生档案保管范围包括在籍、休学、退学、开除学籍、死亡、出国学生档案和积存无处转递的档案。

3、学生毕业后，因特殊原因档案暂留档案室的免费保管一年，超过一年每年按人才中心档案费标准收取保管费。。

4、学生档案由专人保管，管理人员要严守保密纪律，对档案材料要专柜严格保管，经常检查，按照档案保管规范予以保管，防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。

5、档案室门窗要保持坚固安全，关闭上锁要及时。严禁吸烟、保持室内清洁，档案室内卷柜排列整齐，布局合理，档案排列科学规范，便于查找。

6、学生档案属机要文件类，学生毕业后由档案室人员到机要局办理转递手续。

7、应届毕业生考取研究生，录取单位提前调档时，必须持有调档函，由档案室发档。

8、用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证（工作证），方可提取档案。

9、签约国企、事业等单位的学生档案可在学生离校后，由学校通过机要局发往毕业生派遣所在地，毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，需在十月份以前通过学校介绍（节假日除外），到省机要部门查询。自10月1日后，学校原则上不再受理这类业务。