接待方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定方案如下：

一、会议名称

最美教师xxx先进事迹报告会

二、会议时间

2013年4月30日上午9：00-10：30

三、会议地点

永川区人民大会堂

四、会议日程（详见日程安排表）

五、与会人员

中共永川区委宣传部部长xxx女士

重庆永川区教育局副局长xxx先生

重庆电视台台长感动重庆人物评选小组组长xxx女士重庆市永川中学校长xxx女士李施施亲人代表xxx女士学生代表xx以及社会各界环保人士及媒体记者

六、接待准备工作

（一）接待负责人员

总负责：永川宣传部接待办

接待小组：秘书组（xxx）、行政组（xx）、宣传组（xxx）、保卫组（xxx）

（二）组织机构及职责

1.综合协调组

工作职责：

（1）负责会议邀请函及请柬的制作和发放；

（2）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；

（3）负责与会代表信息收集、整理等对外联系工作；

（4）负责与组委会内部的全面对接工作；

（5）负责落实领导的接车安排；

（6）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；

（7）负责接待服务手册的编制工作；

（8）负责会场横幅的悬挂和会场标志；

2.接待服务组工作职责：

（1）负责嘉宾的接车工作；

（2）负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向；

（3）负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、物流等其他会议服务；

（4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送车、车站安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和午餐的具体安排；会议期间车辆的调配、车票的订购；接待服务人员的组织领导；

（5）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记；（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）

（6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作；

3.服务保障组

工作职责：

（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料（ppt）是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安拍；

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作；

七、会前筹备工作

1.根据会议规模，确定接待规格；

2.发放会议通知和会议日程；

3.选择会场；

八、会场的布置

1.根据会议内容，在场内悬挂横幅；

2.门口张贴欢迎和庆祝标语；

3.会场内花卉的摆放；

4.桌面上如需摆放茶杯、矿泉水，应擦洗干净，摆放美观、统一；

5.调试灯光、音箱、话筒、入场音乐、电脑、幻灯片、音像设备；

6.摄影师的位置、摄影所需椅子等；

九、会议资料的准备

会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。

十、会议前的接待礼仪1.会前检查；

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

2.提前进入接待岗位；

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位；

①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台配有签到笔和签到表。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议

组织者汇报到会人数；

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座；

③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务；

十

一、会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水，及时为其清理桌面垃圾。

十二、会后服务