办公区环境管理制度
为规范办公区域环境管理,保持办公环境整洁、清新,维护良好企业形象,保持良好办公秩序,创造和谐办公环境,根据公司发展要求,特制定本制度。
1、适用范围
1.1本制度中的环境管理,包括前台、领导办公室、公共区域(开放式办公区、会议室、休闲文化区,接待室等)的环境卫生管理。机房,仓库,茶水间参照此制度执行。
1.2人事行政部为办公区环境管理部门,进行日常环境管理考核工作,不定期对各区域办公环境进行抽查,并对检查情况进行通报。
2、前台的管理
2.1前台负责维护前台办公环境的清洁干净,确保文件资料摆放整洁有序。
2.2各部门如有客户来访需提前报备行政前台,行政前台根据来访客户信息作引导至相应接待室,并通知相关人员第一时间予以接待。办公时间客人来访,前台须热情接待来访人员,使用文明用语,了解客人来意,及时通知被访人员到前台处将来访者请至接待室交谈。如果来访者既不能说明事由又不能说出被访者的姓名,前台文员不得将来访者带入办公区内,而应报告行政部负责人进行接待。
2.3行政前台应管理、维护打印机和电话机、办公电脑。及时检查打印机的纸张、墨粉等,如有缺少,及时补充。定期检查电话,办公电脑使用情况,如有故障及时联系维护。
2.4前台收到公司订阅的资料、信件、业务往来的快件后,应及时进行整理与分类送达各部门。公司员工的快递物品前台统一签收,通知收件人下班后统一到前台领取,防止送件人员直接进入办公区。工作时间如有特殊情况需要当面签收的务必报备部门领导方可离岗,不得擅自脱岗收发快递。
2.5行政前台应每天对接待室/会客室卫生做检查,展品稍作整理,做到物品摆放整齐。宣传物料摆放整洁有序,缺损的宣传物料及时补充。
2.6凡带出公司的重要物品(如电脑、电话、办公家具等),行政前台应在收取加盖了公司公章的出门证后方可放行。
2.6前台负责对公司大门的开关进行管理。
2.7办公区域内的绿植应保持新鲜、旺盛的生长状态,对于发黄、枯萎的绿植,行政前台要及时反映,联系绿植公司进行保养或者更换。
3、休闲文化区的管理
3.1休闲文化区的卫生由公司保洁完成,行政负责整体环境维护。
3.2休闲文化区用于公司员工丰富职工业余文化生活,休养身心的地方,员工有爱护办公区域内各种设施设备的责任
3.3所有员工在休闲文化区就餐、休息、聚会务必保持休闲区干净整洁。就餐、部门例会或者其他活动,卫生做到谁使用谁负责。小组讨论,部门例会,事后一律清理桌面,地面保持干净整洁,带走会议资料及相关物品收拾好垃圾一并带走,椅子归位统一推至桌子下方。员工就餐完毕后清理掉餐盒垃圾,桌面油污,部门晚上加班就餐请各部门安排每天的值日生,做好卫生工作,清理干净桌面和地面,将剩余餐盒统一收拾至保温箱,并将保温箱送至茶水间存放。
4、总经理办公室的管理
4.1总经理办公室环境卫生由公司保洁员完成。前台文员负责整体环境维护、办公用品需求补充等。
4.2每天早上上班之前,前台文员需整理总经理桌面文件、检查办公文具(如笔能否书写、铅笔是否需要削、文件放置的是否整齐等);检查总经理办公室的饮水机电源是否打开、卫生是否干净、饮水机水桶里的水是否用完。
4.3凡是前来拜访公司领导的客人,前台文员把客人带至会客区接待,然后通知接访的领导,经领导同意之后,将客人请入总经理办公室。
5、开放办公区的管理
5.1开放办公区由各工位人员自主管理,人力行政部监督检查。员工有爱护办公区域内各种设施设备、办公物品的责任,对办公用品妥善保管使用,不得无故浪费与丢弃。
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