管理文秘重点

一、名词解释

1、骑边章是指除应由当事人盖落款章，所在单位盖证见章外，还必须将该材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页至末页骑页边加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，避免日后改易之弊。

2、骑缝章，就是盖章时要压到边缝。普通公章盖章时要求“骑年压月”，但骑缝章要求“骑缝”，即，公章要均匀盖压在两页可折叠纸的中缝上，一半留作存根，另一半持作凭证，验证时，两半相对，公章应完整、合一。

3、secretaryagency秘书机构指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。

4、secretary秘书，是具备专业技能职务资格，围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现效能最大化的管理类应用型人才。

5、openoffice开放式办公室也是如同开放式厨房一样，没有门，没有隔断，没有阻碍与其他空间练成一线，成为一个整体。灵活隔断的大空间办公空间形式。

6、closedoffice封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。

7、三截腿是指女士在穿半截裙子的时候，穿半截袜子，袜子和裙子中间露一段腿肚子，结果导致裙子一截，袜子一节，腿肚子一截。

8、frenchcuffs法式衬衫使用专门的袖扣的衬衫袖口款式

9、thewindsorknot温莎结因温莎公爵而得名的领带结，是最正统的领系法，打出的结成正三角形，饱满有力，适合搭配宽领衬衫，用于出席正式场合。

10、thefour-in-handknot四手结，通过四个步骤就能完成打结，故名为“四手结”，它是最便捷的领带系法，适合宽度较窄的领带，搭配窄领衬衫，风格休闲，适用于普通场合。

11、colorwheel色环又称色轮，是种按照色相把色彩排列的呈现方式。

12、etiquette礼仪是在人际交往中，以一定的约定俗成的程序方式来表现的律己敬人的过程，涉及穿着、交往、沟通、情商等方面的内容。

13、文书是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式的书面材料。

14、公文是指能表达某种意思，用于处理公共事务，其体式由国家统一规定的文书。

15、letterofintroduction介绍信是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件。

16、办公室的空间管理是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。

二、简答题

1、简述接听电话的程序。

（1）主动报出自己公司名称，姓名、职务（2）询问对方公司名称，姓名、职务（3）详细记录通话内容

（4）复述通话内容，以便得到确认（5）整理记录，提出拟办意见（6）呈送上司批阅

2、简述拨打电话的程序。

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（1）准备通话提纲（2）核查电话号码（3）拨出电话

（4）问候并自我介绍（5）确认对方（6）陈述内容（7）复述内容（8）道别挂机（9）整理记录

3、简述男士西装着装的“三个三原则”。

（1）三色原则：全身色系不得超过三色

（2）三一定律原则：鞋子、腰带、公文包颜色最好一致

（3）三个错误不能犯：袖口商标剪掉，袜子不匹配，衬衫和领带不匹配

4、简述选择礼品的注意事项。

（1）选购礼品要投人喜好和需要（2）因人施礼（3）礼品要有意义（4）送礼物要轻重得当

（5）要选购受赠者没有或缺少、具有文化特色或地方特色的礼物。（6）要侧重礼品的精神价值和纪念意义（7）注重礼品的包装

5、简述香水喷洒的方法。