企业档案管理及利用制度

为规范公司档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。

第一章立卷归档

第1条凡是公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应归档。

第2条各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，由本部门负责人负责本部门文件材料整理工作，于次年一月底前交办公室档案员统一立卷存档。

第3条业务考绩档案。职称评定后，按申报类、考核类、成果类文件，由办公室及时整理归档。

第4条会计档案由财务部门年终立卷，由财务档案员单独保管。

第5条设备档案。按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备部收集整理。设备投入使用后，及时移交档案室保管。

第6条声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。

第7条所获荣誉奖品、铜牌等实物档案按时间顺序随时编号归档。

第8条应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。

第9条归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。

第10条凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。

第11条案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。

第12条归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。

第13条归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单”一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。

第二章档案保管

第14条库房是本单位档案集中存放的机要重地，必须加强管理，非档案人员一律不得随意进入库房。

第15条库房内应排列有序，按照保管期限或类别，项目以及项目内保管单位顺序，依次从左到右，从上到下排列，便于管理和查找。

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第16条档案库房必须采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施，确保档案的完整、安全。

第17条做好库房温湿度记录，采取有效措施控制库房温湿度。

第18条严格控制和保管库房、箱柜的钥匙，不得随意转借他人。

第19条库房内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品，定期打扫卫生、保持库房的整齐、清洁。

第20条经常地对库房各项安全措施进行检查，并作好记录，发现隐患及时采取措施。

第21条要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因移交或销毁时，应注册登记，保存依据。

第三章档案保密制度

第22条档案工作人员应认真学习《档案法》、《保密法》，自觉遵守档案管理规定和保密纪律，坚决维护公司利益。

第23条档案工作人员忠于职守，不得利用工作之便私自将有秘级的档案带出档案室，不得摘录、复制或与无关人员谈论机密档案。

第24条档案人员应按保密要求、保密范围提供档案，不得随意扩大保密范围、降低档案密级。

第25条对有密级的档案应注上密级标记、重点保管。根据公司发展、变化情况，不断调整档案的保密范围、密级程度。

第26条利用者查阅保密档案，必须经领导批准，在阅档室阅读，确因工作需要带出、摘录或复制，须经办公室主任批准。

第27条经常检查档案库房，严格控制和管理档案箱柜的钥匙，重要的机密档案由专人专柜保管，确保档案安全。