建设项目档案经验推广

总结与经验推广办法

各建设集团在建项目部：

为落实关于加强控股集团在建工程档案资料管理，规避和抵御各种风险，确保投资收益顺利实现提供可靠的档案资料基础保障的指示精神，在严桂夫同志的指示和参与下，我们于2013年6月至2014年4月分别在南京雨润星雨华府项目、南京雨润国际广场项目、淮安城市公司、西安项目、池州项目、常州项目（新板块）、怀远项目（老板块）等7家建设项目进行了不同类型项目档案资料工作试点。经过10个月的试点，目前已完成验收总结，现将情况简要通报如下：

一、试点概况

根据《雨润控股集团建设项目档案资料管理办法》，试点工作的主要做法是：

1、开展启动动员，传达董事长指示，提高参试单位领导、中层干部、档案资料员对试点工作的认识。

2、成立专家小组，有序指导建档。通过电话、网络、现场等多种形式，对参试单位档案员按月进行检查和手把手指导，及时跟催和落实整改情况，为项目档案管理夯实基础和提供技术保障。

3、适时召开现场会，深入推进试点工作。2013年11月25日在试点工作较好的淮安城市公司召开现场会，各试点单位汇报试点情况，现场学习淮安城市公司的做法和经验；专家上课培训，并对37名档案资料员进行现场考试；集团领导进一步明确试点要求。现场会对试点工作推动很大。

4、实施岗位工资和津贴，稳定档案工作队伍。

5、建立档案员网络，实行业务垂直管理。试点中分别建立了档案员群，档案业务由集团档案室垂直管理，建设项目档案员每月定期接受档案部门的监督和指导，并定期反馈月结资料。畅通了沟通渠道，加强了上下联系，推动了试点工作扎实开展。

二、试点验收

2014年4月，由控股集团办公室、各子集团办公室有关人员和特聘的3位档案专家组成检查验收组，对参与试点的7家建设项目进行了检查、验收。按照验收方案，验收内容主要为“组织管理”、“文件形成质量”、“档案收集整理质量”和“档案安全”等四个方面35个点，验收组逐条对照检查。

从验收情况看，各试点单位都成立了档案工作领导小组，制定了各项规章制度，建立了档案管理网络，设臵了独立的档案室，添臵了档案工作设备，发放了专职档案员的岗位津贴；指定专人负责项目档案资料的收集、管理工作，项目建立了档案台账，项目各部门也建立了文件资料收、发台账。

验收组认为，参与试点的单位，档案工作有了显著改进，正逐步走向正轨，完全达到了试点目的。

三、试点单位存在问题

1、项目档案室隶属不统一，应统一隶属项目办公室（综合部）。

2、项目档案资料员的专业知识缺乏，大多未经培训，无上岗证。

3、档案管理网络不健全，未能覆盖建设项目的每个部门，如监理单位和各施工单位未列入管理网络。

4、项目档案资料收集不完整、不规范，存在缺失和复印件现象。

5、大事记记录不规范、不完整。

四、根据对7个单位的试点考察发现，集团建设项目档案资料管理存在以上普遍性问题。现针对问题，集团档案室总结了以下建设项目档案资料管理注意事项及经验失误，计划推广至全集团，供项目部对照学习并实施。

1、处理好与施工员、质检员、材料主管、其他相关部门的关系，是档案工作能够顺利实施的关键。档案管理过程中必须按照“合作、互助”的原则处理好与上述资料形成人员和部门之间的关系。

2、在专业技术上面要有较好的水平才能使别人信服，才能树立起档案管理的威信。首先要提高自身的技能，到相关部门进行档案培训，尽量能持证上岗，做到在档案管理方面事事心中有底。

3、在工程一开工时就严格按档案室要求和优质结构标准进行收集整理，做到及时归档和齐全完整，以减少施工过程中一些不良因素对档案工作的影响。