档案管理制度

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是各项工作开展情况的直接反映。为加强山西省食品安全风险监测资料管理工作，确保档案的规范性、完整性、准确性和系统性，便于信息查询和开展督导工作，特制订本制度。

一、适用范围

本制度适用于山西省食品安全风险监测工作涉及的省、市、县级卫生行政部门、疾控机构、医疗机构的有关科室及参与监测工作的其它部门与机构。

二、管理原则

1.科学建档。各机构应按照本制度推荐的资料分类方法建立档案。

2.规范整理。各机构应按照目录、资料、借阅登记表的格式整理档案。资料部分的整理应参照本制度第三部分要求完成。

3.及时归档。各机构应该各项工作完成后一个月内完成归档。

4.集中管理。各机构食品安全风险监测工作档案应实行专柜、专档保存。

5.专人负责。各机构具体承办科室应指定专人负责档案管理。有关工作承担人员应根据所承担的工作，及时收集、整理有关资料，并交由专人集中管理。

三、资料分类方法

归档资料指所有与食品安全风险监测工作有关的具有保存价值的资料，包括文件、文字资料、照片、图片、电子资料等。一般可分为管理资料和业务资料等。

（一）管理资料。主要是指开展食品安全风险监测有关管理工作中，所产生的资料。包括管理体系和制度建设、监测队伍建设、收发文件、监测方案及实施方案、工作计划、工作总结、督导报告、数据分析报告、简报等。可参照如下内容分类归档。

1.体系建设。包括管理体系、组织机构图、管理制度、体系内各机构和人员职责分工、运转流程等。

2.来文。本机构收到的来自其他单位或部门的文件或公函（包括重要的电子邮件函）。可以按照发文部门分为上级来文、下级来文及其它单位来文，每类按时间排序。

3.发文。指本机构发出的各类文件和公函（包括重要的电子邮件函）等。可

1以按发文时间排序。

4.监测方案和实施方案。可以按照时间分类。

5.工作总结和数据分析报告。包括季度和年度工作总结、数据分析报告，可以按照时间分类。

6.监测队伍建设。包括人员外出和内部接受培训情况、培训班资料等。可以按照时间分类。

7督导资料。包括督导方案、现场记录表及督导报告等资料，按时间排序。督导资料整理时，应包括通知、日程、督导方案（背景、目的、组织与实施、督导内容、考核标准、人员分工）、现场工作记录、督导报告、影像资料及其他相关资料。

8.工作动态/简报/通讯。包括本级及上、下级单位编印的简报。可以按照编写单位分类，每类按时间排序。

（二）业务资料

1.活动资料。主要反映监测工作开展情况。包括会议、培训及其它工作，每项活动所有相关资料应集中保存。可按照活动类型分类，每类按时间排序。

每项活动档案资料中应包括。通知、日程、签到册、讲义、讲话稿、小结（时间、地点、参会人员、主要目的、内容、相关评价）、影像资料及其他相关资料。

2.技术资料。主要是与监测工作有关的业务资料。包括技术指导手册等技术性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性异常病例/异常健康事件的处置资料及其他业务资料。

四、资料保存形式

可分为纸质档案、电子文件档案、声像资料档案和年度资料汇编等。各类形式档案资料应分别保存，每类形式资料应参照上述方法分类保存，且分类方法要保持一致。

1.纸质档案。以档案盒的形式保存。

2.电子文件档案。包括所有电子版的文档和声像资料，可以保存在硬盘或光盘内。

3.声像资料档案。指与监测工作有关的声音、图像和影像资料，各类资料可以根据不同的载体形式分别保存。

4.年度资料汇编：一个自然年度结束后，可对全年资料进行统一装订，形成

年度资料汇编。