会议组织技巧
迈向职业化,大道理、小技巧要天天讲
理念。会议是要针对问题作出结论,会议绝不是头脑风暴,头脑风暴专门开头脑风暴会。好的会议是既有效果又有效率,坏的会议浪费所有人的时间,给团队带来挫折感。
会议之前:
确定相关人员;(这个时候双方开始调查对方是何许人,对议题的看法如何。发表者想清楚自己的议题的次序和时间,那些是必须得到结果的,那些是最好获得结果的)确定议题、地点、时间;
会议的进程一般为:
1)确定主席;
主席的作用是进行会议进程控制;而且比较好的会议组织,应该类似香港立法会那种,发言人是对主席说话,不是台湾立法会那种打架。所有人都是对主席发表意见,主席可以随时打断一些跑题的情况,就能够使得会议得到比较好的控制。而且能够防止开小会。
一般而言,主席类似议长,主要控制会议进展,而不能有自己的观点。在it企业可以有,但要逐步的锻炼自己成为“没有观点的主席”。
2)确定纪要人(腾讯的兄弟们开会没指定纪要人的习惯);
好的纪要人跟差的纪要人,差别非常大。纪要人应该关注结论和遗留问题,或者主席要求记录下的意见,而不应出流水帐。纪要人要时刻关注会议进展,在发现某一议题未有结论就开始讨论别的事情时,一定要打断会议,问一声:“刚才这个问题的结论是什么。”
3)确定会议的agenda:
review议题,分配时间;
按照会议预定的时间,在各个议题之间分配时间,这里各个发表人提出异议,最终结果可能是某些议题被暂时列为有时间就讨论,或者议题的顺序发生变化。
把这个agenda写在白板上,议题:xxminutes14:00~15:00。有时5minutescoffeebreak都会写到agenda里面去。
4)开始会议议程:
每个议题讨论时,发表者应该清楚自己哪些议题是必须在会上得到结果的,哪些是不必须的。合理安排自己分到的时间,来获得自己想要的结果。
讨论应针对议题发表看法。主席要随时纠正跑题;如何保证会议中创意能够得到鼓励。靠“动议”(又是立法会词汇)机制。
4.1发表观点:发表者发表议题观点,提出自己的建议;
4.2群体讨论:讨论者提出观点,主席要判断:
1、是跟议题相关,“作为对议题的一个意见,大家继续发表看法”;
2、跟议题不太相关:
a)“作为动议,(看看表),会议结束后讨论,请你准备一下自己的论
据”(马上在白板上的agenda后面补充一条)
b)“作为动议,这次会议不讨论了,作为遗留问题记下来。”
动议机制的好处是,提出动议的人会在会上的时间里面思索自己的动议是否合理,在本子上写论据;而反对这个动议的人,也会做同样的事情,写反对的1,2,3,4。
动议机制常常带来这样的美妙结果:会议最后讨论动议时,提出者不好意思的说:刚才没想清楚,现在考虑1,2,3,4,我也觉得不对。。。;留下这么充足的时间给动议者,就能避免不冷静的争吵,节省会议上所有人的时间。
if讨论很成功:主席征询对议题的最终意见,得出结论,纪要人确认并记录
结论。
if讨论不成功。主席看表,时间到,咨询议题提案人,是否一定要出结果。如果要出结果,征求大家意见是继续/调整agenda放后面。如果不是一定要出结果,纪要人把几个分歧点记下来,作为此次会议的遗留问题安排另组会议解决。
转下一个议题;
5)讨论会议中提出的动议:
由动议人转换角色作为发表者,进行讨论;
结束会议:
纪要人跟所有人一起review结论;
主席安排大家针对遗留问题进行后续action(是否要组织另一个专题讨论。)的短时间的讨论;
会议后马上发纪要。。。
没有纪要的会议,就是没有用的会议。
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