电子政务信息网络化归档方案构建研究

摘要。随着我国电子政务建设的深入，电子政务信息数量已经日趋庞大，且在持续增长之中，其如何归档成为各档案馆面临的突出问题、本文分析了电子政务信息归档前管理格局与技术状况，简要剖析了现有的电子政务信息归档技术方法――转换介质法、脱机存储法、数字介质目录管理法、光盘塔全文检索管理法，在此基础之上探索性地提出了一种电子政务信息网络化归档的管理技术解决方案。

关键词：电子政务归档信息管理

随着我国电子政务建设的深入，电子政务信息数量已经日趋庞大，且在持续增长之中，其如何归档成为各档案馆面临的突出问题。目前，一些发达国家已经开始为电子政务信息归档制定了有关的法规与管理规章，划定不同类别的电子政务信息的保留时间，以及备份级别。如，美国就已出台了相当数量的法规条例，规范电子政务信息的存储、可用性和处置方式。

1电子政务信息归档前的状态分析

1.1管理层面：各部门信息离散割据格局

我国一些政府部门在进行电子政务信息资源建设时，习惯性地沿用了传统行政体系管理思路，将部门之间的信息界限首先划分清楚，从而不可避免地导致了电子政务信息格局的离散型，离散型电子政务信息格局阻碍着电子政务的纵深发展。与此同时，电子政务信息资源的所有权、采集权、开发权、经营权的归属、转移及相关管理原则还不明确，造成了不少政府部门将电子政务信息资源的产权归属部门化，这又在一定程度上导致了电子政务信息资源的部门割据局面。

1.2技术层面：多类文件格式共生状态

在电子政务建设的大前提下，政府各职能部门的电子政务建设并不是同时开展的，而且基于业务职能及其工作流程的不同，各政府部门所选用的硬件、系统软件、应用软件也不完全相同，这必然造成各部门产生的电子政务信息在文件类型和存储内容格式方面存在差异。由此，电子政务信息在归档前，不可避免地会存在着“多类文件格式共生”状态。其信息类型与常见文件格式主要有：

1.2.1常用静态文件类。典型常用的静态文件，是以写字板、文本编辑器、图像编辑软件以及mi-crosoft公司office系列软件编辑产生的文本文件或静态的图像文件。常见的文本静态文件格式有txt、doc、wsp、rtf、html等，常见的图像静态文件有gif、jpec、tiff、png等。这类文件信息很难用同一种编辑器进行统一浏览，很难采用同一种格式来存储。

1.2.2应用依赖型图文档类。一些政府部门的办公自动化软件采用ibm公司的lotusnote开发平台、superbase以及其他商用软件的数据库前台开发工具等，其电子图文信息存储在这些厂家自定义的数据格式文件中，有些电子政务信息内容可以通过此类厂家提供的接口程序转换成为较为通用的文件格式，有的则无法转换，必须采用其特定的应用环境才能打开。这就在电子政务信息资源中存在着一部分特殊的文件格式，必须依赖于特定的应用环境才能识别读取。

1.2.3关系型数据库文件类。关系型数据库文件主要包括两大类型：一是以单机桌面数据库，如ac―ccss、foxpro等；二是大型网络化关系型数据库，如oracle、sqlserver、informix及db2存储的数据库文件信息。政府各部门的信息系统采用的数据库类别不完全相同，虽然这些数据库厂商大都提供了能够转换为统一格式的接口程序，但转换不一定能保证100％数据的正确无误。

1.2.4电路、工程设计等特定图形文件类。电路、工程设计等特定图形文件与电路设计、工程设计所采用的绘图平台密切相关，甚至与当时所使用的统一画图工具的版本相关，可以说这些文件离开这些特定的设计环境平台是没有任何价值和意义的。