浅谈新形势下的高校基建档案管理

1988年1月1日，《中华人民共和国档案法》开始施行，这是我国档案事业发展历史上具有里程碑意义的重大事件，标志着我国档案工作从此步入有法可依的轨道。20多年来，伴随着我国改革开放与“科教兴国”战略的全面实施，高校教育事业蓬勃发展、日新月异，高校基础建设早已今非昔比。但于此同时，高校基建档案与教学档案、科研档案等相比一般不受重视，高校基建档案工作前路依旧漫漫，因此加强高校基建档案管理工作势在必行。

一、高校基建档案管理工作存在的问题

高校基建档案是高校基本建设发展和科学管理工作的真实记录，是整个学校档案的重要组成部分。其作用毋庸置疑，但基建档案工作的状况令人忧虑，在某些高校其仍处于艰难的困境当中，突出表现为：基建档案意识普遍淡薄、基建档案的归档资料散失严重、数量不足、质量不高等。

（1）、基建档案意识普遍淡薄

档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事实的主观反映，也是人们对档案的性质、构成和价值的认识水平。由于宣传力度不够、各方面重视程度不足等原因，导致许多人对档案工作还缺乏了解，甚至对档案工作不以为然，漠视其重要性，这给我们的工作带来了很大的不便性。

（2）、基建档案的归档材料散失严重、数量不足、质量不高

要完善高校基建档案的信息化管理，档案资料的完整性是前提，数量是基础，质量是重心。而高校基建档案归档材料的现状是：散失严重、数量不足、质量不高。

其中，基建档案材料的散失现象归纳起来主要表现为。一些项目论证、可行性研究等依据性文件缺漏不全；项目招投标过程中，由于中标单位外发包或归档不及时等导致资料散失；施工单位对于在施工过程中所形成的，具有不可见性的相关档案材料如地下管网等，在收集时的疏漏或缺失；有些档案员忽略对全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理等方面的材料，造成归档散失；有些单位人员变动频繁，对档案材料的保管不重视，导致材料散失等等。可能在基建档案工作归档过程中，牵涉单位多，任务繁杂，归档难度大，但导致这一现象更加主观的因素是领导的重视程度、档案员的责任意识不足以及档案部门与其他基建部门沟通的缺乏。

而基建档案的归档材料质量不高主要表现在：①分类、分阶段管理有待进一步完善。基建档案的分类、分阶段管理方面存在以下问题：一是在分类管理方面对于大型建设项目，未充分考虑以整个项目为分类对象，本来应在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类，但实际工作并未这样做；二是在分阶段管理方面，也存在部分脱节的情况。②文件材料中“三色笔”现象严重。由于缺乏档案意识，工程施工人员，技术人员随意使用圆珠笔、铅笔等书写，这些不耐久字迹会随着时间的推移磨损脱落，扩散褪变，不利于基建档案的保存和利用。③信息记录不够完整准确。④归档文件材料中存在大量复印件。一些具有凭证作用、法律效力的关键文件若不追究其原件去向而听之任之将复印件归档，则既不利于档案的长期保存，更为今后的利用造成不必要的麻烦与损失。⑤竣工图编制不规范。比如用施工图代替竣工图，图中无任何标识说明该图有无变更情况；图纸没有按实际变更通知更改或更改不到位；更改的符号与说明不符合标准要求；没有加盖竣工图章等。

（3）、档案信息管理人员的素质有待进一步提高