我所理解的秘书办文工作

以前只要一谈到秘书就会把它潜规则，但是经过这一学期的秘书学的学习，我对秘书有了新的更进一步的理解和认识，而且我深深的体会到秘书工作是一门很深奥的学问。以秘书工作中的办文这一项来谈谈我的认识。

在秘书工作中的办文是一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。

其中办文工作重要是。文书的撰拟和文书的处理。

（一）文书的撰写

首先，先了解文书的概念。文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。

文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。在我国日常工作中还有“文件”这个概念。广义的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。狭义的文件指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。

其次，要了解文书的种类：根据不同的标准，文书有多种分法。一般来说可分为三大类：

（1）通用文书

是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

（2）专用文书

是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。

（3）常用事务文书

是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。

通用文书按行文方向可分为。上行文、下行文、平行文。行文方向是指发文单位和收文单位之间的关系。上行文指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。

按公文的急缓程度可分为特急、急件和一般文件。这是从公文办理时限来说的。一般来讲，特急件应在一天内办理完毕，急件应在三天内办理完毕。按保密级别公文可划分为秘密文件和非秘密文件。这是从文件限制阅读的范围而言的。

密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。最后，文书写作的基本要求和基本结构与格式1主题正确、鲜明2.语言准确、精练3.体式规范

根据国家质量技术监督局1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。三个部分的统一是公文的基本结构。具体来说，置于公文首页红色线以上各要素统称眉首；置于红色线以下、主题词以上各要素统称正文；置于主题词以下各要素统称版记。

（二）文书的处理

（1）文书处理的含义及原则

文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。文书的处理主要指公文的办理，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程。公文的办理主要由机关职能部门负责，通常由秘书部门负责。

根据文书处理的内容与要求文书处理必须坚持及时、准确、安全、统一的原则。