总务管理篇

传真机系公司对外联络的一种现代办公设施，公司人员应备加爱惜，妥善使用。

一、传真机应由公司前台文员专人保管，其他任何人不得使用传真机。

二、前台文员秉着责任心、保密性严格履行公司传真机的使用规定。

三、各部门发送市内传真先须将文件资料交前台文员，并由部门主管签字，前台登录后方可发出。

四、国际、国内长途传真的发送，应由总经理签核，方可操作。

五、传真机的所有收发文应由前台文员登记、签收，并于月底前交管理部经理审核。

六、前台文员应严格遵守上述各款，否则予以连带处罚。

七、前台文员应按操作规程使用传真机，保证公司对外联络。

八、前台文员应严格控制，禁止任何人使用传真机电话，违者按行政规定处罚。

复印机使用规定

一、各部门复印应由管理部文员复印，其它任何员工严禁使用复印机。

二、严禁复印公司机密文件和个人材料（复印机密文件需经公司副总以上级领导批准），违者除给违纪者处罚外，对公司前台文员也给予连带处罚。

四、复印机由前台文员专人保管使用，其它人员非经允许不得自行开机。

五、复印机由管理部设置密码交行政文员操作使用，同时将密码知会各部门主管，便于下班后，各部急需使用时操作。

六、复印机为公司贵重办公设施，行政文员使用时应倍力爱惜，下班时，应切断电源，防意外事故发生。

七、使用时应节约用纸，避免人为浪费，并详细做好复印登记。

书刊、杂志管理规定

一、各部门根据业务需要购买图书、杂志类须在月资金预算中罗列申请款项。

二、预算内图书杂志款项由各部门自行购买，超过预算部分须按请款形式报销。

三、一次性购置图书超一千元，须报总经理室同意后执行。

四、各部门所购图书须先至管理部登记、盖章、分类编号后由各部门主管签名、领用（属个人保管行为，遗失者赔偿）

五、前台文员兼图书杂志登记、盖章、分类、发放之工作之职。

六、公司图书杂志不得随意带出公司，专业杂志带出公司时先报管理部批准。

七、外借图书一旦丢失，丢失人员照价赔偿。外借图书如有破损，由管理部经理酌情全权处置。

八、公司管理部每半年对公司图书进行整理、核对，并将清查结果报总经理室及财务。

办公用品的领用规定

一、办公用品的领用应本着节约、合理、满足工作需要之原则，反对铺张浪费。

二、办公用品是工作用品，严禁公物私用，妥善保管。

三、办公用品分为易耗品、耐耗品和管制消耗品及管制品四大类，分别如下：

1、消耗品。铅笔、刀片、胶带、胶水、浆糊、大头针、图钉、回形针、橡皮筋、练习本、橡皮、铁夹子、信封、信纸、标签、卷宗、档案袋、原珠笔、订书针、印油、复写纸等。

2、耐耗品。签字笔、白板笔、萤光笔、修正液、电池、燕尾夹、弹簧夹、活页夹、透明拉链袋、文件夹、文件架等。

3、管制消耗品。传真纸、复印纸、文件箱、剪刀、美工刀、订书机、打洞机、算盘、钢笔、打码机、日期章、计算器、比例尺、笔筒、软盘、米尺、印泥、印台等。

4、管制品。电脑、打印机、复印机、（网络服务器）、装订打洞机、碎纸机、传真机、电话机等办公设施用品均属管制办公用品。

四、办公用品的领用分为个人领用和部门领用两类，个人领用系由个人使用保管的用品，如铅笔、橡皮、胶水等。部门领用为部门共同使用的用品，它们分别是打洞机、计算机、剪刀等。部门领用行为由部门经理进行监管、负责。

五、个人使用文具用品限工作时使用，公司前台文员有责任将个人领用办公用品发放至公司新人员，如须补充由使用者提出申请，前台文员做好发放登帐工作。

六、耐耗品、管制消耗品应限定人员使用，领用此类文具用品应报各部主管签字、核定，第二次领用时须以旧换新，此项规定由管理部予以监管。