人事档案管理机制的现状与建议

[摘要]在社会主义市场经济条件下，随着政治、经济体制的改革和用人制度的变化，人事档案工作面临着新的形势和任务，既有现实困难，又有发展机遇。因此，如何在新的历史条件下正确的分析审视人事档案管理机制存在的。r值和问题，抓住发展机遇，改革现有的工作体系，以适应现代社会的进步与发展，充分发挥人事档案工作的作用，更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在人事档案工作者面前的重要课题。

[关键词]人事档案管理机制建议

中图分类号：s132文献标识码：a文章编号：1009-914x（2018）29-0343-01

1.人事档案管理机制的现状

我国的现行干部人事档案工作，诞生于战争时期，成长于计划经济的年代，一直沿用以“计划管理”为核心的规章制度，承袭了手工管理的方式。传统的人事档案管理所体现的是一种在组织人事主管部门的统一领导下，按照分级管理、统一制度、统一方法的管理原则，采取内外有别、档随人走、不对相对人公开，严格界定单位建档资格、管理资格及组织使用等管理方式实现的封闭式管理机制。这种管理机制通过目前社会转型期人事档案管理实践的验证，已经暴露出种种问题，严重损害了人事档案的社会声誉，并对人事档案的生存和发展产生了严重影响。

2.人事档案机制状况的分析

2.1服务功能不健全，阻碍了人事档案工作的发展。由于人事档案工作一直从属于组织人事工作，其服务职能被管理职能所掩盖，从而造成服务方向不清晰、服务职能不明确。再者是服务手段落后。

在信息化社会里，人事档案工作的技术手段远远落后于现代社会，高科技在人事档案工作中的推广和应用力度不大，工作效率不高。很多组织的人事档案仍旧延续纸质化的老路，员工填写好履历表，提交了相关证明材料之后，就此放进档案盒锁进柜子里，不到必要时期，任何信息都无法查找。电子化人事档案的普及率低，即使存在电子档案，也仅仅停留在性别、年龄、政治面貌等基本信息的记录上，缺乏系统管理与操作，电子数据丢失情况极为严重。

2.2人事档案管理方式的改变使人事档案职能弱化，难以适应实际工作的需要。档案馆代管人事档案后，档案的管理方式产生了变化。遵循党管干部原则，人事档案的具体事务由档案馆负责，但业务上要接受组织人事部门的领导。即档案馆仅负责材料的接收、整理、归档和利用等具体工作，而档案的转递、查借阅人员的确定、材料的真实性等方面由组织人事部门指导和审核确定并提供。从国家人事档案管理体制来说，国家中组部负责对地方组织部门的人事档案工作进行业务指导，组织部门领会上级精神后，传达给档案馆，最后由档案馆组织落实、具体实施。这样的管理方式存在着职能上的交叉，既不利于使上级的精神得到尽快落实，也易使组织人事部门对档案的管理职能产生弱化，令档案人员工作起来十分被动。

3.对加强现行人事档案管理机制的几点建议

3.1明确用人单位建档和管档机制。传统的人事档案管理规定在实践中已经被突破。这其实也反映了一种需要，因为无论单位大小，都存在着利用人事档案的问题，得通过制度规定来强制要求它们把记录和反映其工作人员人事数据和信息的人事档案，集中到某一层级以上的组织人事部门集中管理，很显然会影响用人单位的查找利用和信息开发。档案应该保存在最有利于其价值实现的地方。另外，我们也可以看到，传统的人事档案管理制度规定已经暴露出其机制方面的“僵硬性”，已经不能适应现代企业，特别是民办、独资、合资等新企业人力资源管理的客观需要了。